Одна часть читателей думает, что занятие бизнесом – это легкий и простой способ быстрого обогащения, другая, наоборот – это тяжелый, неблагодарный труд. Но есть и еще одна категория читателей – скептики, которые считают, что занятие бизнесом, не для них. И к тому же, что означает – управлять бизнесом. Можно управлять государством, организациями, а зачем управлять бизнесом?
Для того, чтобы ответить всем уважаемым читателям, давайте разберемся с основными моментами. И начнем с определения понятий.
В Толковом словаре под редакцией Ожегова С.И. и Шведовой Н.Ю. дано следующее определение: «Бизнес – предпринимательская экономическая деятельность, приносящая доход, прибыль» /1/. Схожие определения даны и в «Современном толковом словаре» и других /2/. Изначально же, слово «бизнес» произошло от английского, обозначавшего «забота», «беспокойство».
Получается, что сейчас мы будем рассматривать необходимые условия управления заботой, беспокойством или заботливое, беспокойное управление. А каждое управление состоит из нескольких совместных действий, наличие таких составляющих получило наименование – бизнес процесс.
В настоящей статье рассматриваются вопросы необходимости управления бизнесом, предпринимательской деятельностью на основе прогнозирования, планирования, координации и контроля для достижения поставленной цели.
Бизнес процесс
Как известно, каждый процесс состоит из нескольких взаимосвязанных действий — звеньев. Эти звенья так тесно связаны между собой, что отсутствие или малейшее повреждение одного из них, ставит под угрозу существование процесса в целом. Согласно стандарту ENISO 9001.2000:
«Процесс – это набор взаимосвязанных средств и действий, преобразующих вход в результат» /3/.
Не стоит забывать, что процесс осуществляется не ради самого себя, а ради определенного результата — цели (целей может быть несколько). Каждый процесс можно классифицировать следующим образом: первая (начальная) стадия; содержание процесса, которую можно назвать основной стадией; и, наконец, результат, которого необходимо достичь.
На начальной стадии определяются необходимые первоначальные условия, основой которой являются:
- идеи (научные, технические, социальные);
- сложности (проблемы), с которыми возможно придется столкнуться;
- цели бизнес процесса.
Основная стадия определяет конкретные действия всех структурных единиц, состоящие, как правило, из заданий. Данная стадия направлена также на то, чтобы построить полную систему процесса, элементами которой являются звенья, складывающиеся из определенных действий каждого структурного подразделения.
Конечный результат процесса, определяется конкретным видом услуги, работы.
Применяемые средства и выполняемые действия осуществляются в соответствии с целями и задачами, определенными учредительными документами организации или той деятельностью, которую выполняет индивидуальный предприниматель.
Каковы последствия отсутствия бизнес процесса? Представим ситуацию: некое юридическое лицо имеет в собственности маломерный катер. При этом желает осуществлять крупные поставки груза в труднодоступные регионы по водным путям. Возможно ли достичь результата, даже при наличии подготовленной и профессиональной команды? Многие ответят отрицательно. Действительно, в данном случае не учтена совокупность необходимых условий, а, тем более, случайных условий. Хотя цель проекта является социально необходимой.
Моделирование и описание бизнес процесса
Выполнение конкретного процесса невозможно без стратегического моделирования, т.е. определенного средства, как сейчас модно говорить, оптимизации деятельности организации. Как правило, моделирование представляет собой описание конкретных действий и связей между ними.
Например:
На начальной стадии процесса с учетом разработанных идей, необходимо конкретно предусмотреть и указать необходимые действия, случайные обстоятельства, а также риски — которые могут возникнуть, для каждого структурного подразделения организации. Указать конкретный результат (результаты) и определить их критерии. Указанные действия должны отвечать требованиям объективны законов логики и экономической или социальной действительности.
На основной стадии необходимо сформулировать отдельные задачи перед каждым структурным подразделением, которые в совокупности будут способствовать наиболее эффективному, оптимальному достижению конечного результата. На данной стадии необходимо учитывать как экономические, производственные, так и психолого-социальные факторы организации, чтобы избежать ситуации несоответствия между производственными отношениями и силами.
На стадии достижения результата необходимо разработать и сформулировать критерии, необходимые для поддержания конкурентной способности организации.
Описание бизнес процесса
Описание бизнес процесса должно строиться на основе логического, системного изложения, с учетом структуры и условий организации. Рекомендуется выполнить описание для каждого структурного подразделения.
Описанию подлежат:
- определенные показателями (ими могут количественные, качественные, временные и др.);
- последовательность выполнения технологических процессов (внедрение новых технологий, разработка технических средств, изобретения и др.);
- результат технологического процесса с учетом конкретных критериев.
При изложении описания бизнес процесса рекомендуется учитывать наличие определенной документации (в случае ее отсутствия – разработать ее), результаты самообследования и другие способы. В зависимости от стадии процесса в результате описания должны быть получены ответы на вопросы: что выполняется, кто выполняет, какие функции при этом осуществляются, как повысить качество и другие.
Схема бизнес процесса
Для наиболее эффективного восприятия бизнес процессов организации, с учетом требований стандарта ENISO 9001:2000, необходимо отразить процесс в виде схемы.
Схема может быть разработана как для всей организации, так и для каждого структурного подразделения.
Содержание схемы должно включать все стадии процесса, последовательность выполнения действий на каждом этапе, порядок взаимодействия между подразделениями и виды принимаемых ими решений (возвращение на доработку, направление следующему звену), сроки выполнения действий (их начало и окончание, время ознакомления с результатами, принятие решения о возврате-направлении и т.п.).
В схеме следует выделять этапы действий разными цветами, исходя из цветового соотношения красный-желтый-зеленый. Красный для обозначения наиболее сложных видов деятельности и результатов, желтый – в случаях, требующих внимания к определенным действиям которые непосредственно связаны с конечным результатам, зеленый – для частых и повторяющихся действий, не требующих существенных затрат для быстрого и эффективного достижения результата.
Анализ бизнес процессов
Необходимость постоянного анализа бизнес-процессов вызывается наличием конкуренции на рынке. Анализ бизнес процессов предполагает оценку сильных и слабых звеньев. В ходе анализа должны быть учтены такие показатели как сложность конечного результата с учетом вложенных затрат, учет загрузки организации, реальная оценка конкурентной способности организации в своей и смежных отраслях, в регионе, на межрегиональном или даже международном уровне, возможность развития организации, развитие экономических, производственных связей, налоговая и иная нагрузка.
Целью анализа бизнес процессов является выработка наиболее оптимальных действий, которые можно представить по схеме: необходимость-затраты-качество.
Бизнес процессы организации
В теории управления дана различная классификация бизнес процессов в организации, но все они касаются управления как целостного процесса. Выделяются основные, сопутствующие, обеспечивающие, управляющие процессы, а также процессы развития.
Так основной бизнес процесс представляет собой то направление и сферу деятельности, которые указаны в учредительных документах организации. В необходимых случаях такая деятельность осуществляется на основании лицензий (разрешений), выдаваемых государственными органами исполнительной власти. Для наиболее успешного развития предпринимательства необходимо учитывать потребности в конкретных видах работ или услуг.
Сопутствующий процесс осуществляется в рамках основной деятельности, которая основана на основных средствах производства. В данном случае важно учитывать фактические затраты, чтобы они не превышали те, которые направлены для основной деятельности.
Обеспечивающие процессы прежде всего направлены на поддержку существующих в организации процессов. Это подготовленный профессиональный состав, финансовая и техническая основы.
Управляющие процессы направлены на обеспечение нормального функционирования организации, включающая распоряжение финансовыми, техническими и кадровыми ресурсами.
Процессы развития касаются повышения количественно-качественных показателей организации. Развитие должно быть направлено на повышение организационно-технического уровня, образовательного уровня кадрового состава, проведение необходимых исследований, разработку новых технологий.
Таким образом, бизнес процессы организации должны быть разработаны с учетом рассмотренных алгоритмов.
Рассмотрев основные этапы организации и управления бизнесом, следует отметить, что обдуманное решение поможет избежать негативных последствий в предпринимательской деятельности. Эффективное управление является залогом развития предпринимательства, которое поддерживается государством.
- Ожегов С.И., Шведова Н.Ю. Толковый словарь русского языка. Изд. «Язъ», 1992.
- Современный толковый словарь. Изд. «Большая Советская Энциклопедия», 1997.
- Международные стандарты «ISO 9000:2000. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь».
