Управление бизнес-процессами очень сложный раздел менеджмента. На эту тему написано множество книг и научных трудов. В рамках одной статьи очень сложно рассказать все тонкости этого сложнейшего дела, овладение которым приравнивается к высшему пилотажу. Поэтому все знания, которые вы получите на этой странице сайта, будут стартом для огромной самостоятельной работы, но не точным руководством к действию по оптимизации работы предприятия.
В предыдущей статье мы рассказали, что такое бизнес-процесс. Исходя из изученного понятия, легко определить, что же такое управление бизнес-процессами.
Определение понятия «управление бизнес-процессами»
Управлять бизнес-процессами – это руководить всеми операциями и действиями, которые в совокупности создают те продукты, которые являются ценностями для потребителей. Управление бизнес-процессами – это координация всех действий структур предприятия, направленных на производство товара путем трансформации ресурсов на входе процесса. Сюда входит также управление всеми взаимодействующими ролевыми функциями производства, направленными на достижение конечной цели. Это определение очень замысловато говорит о том, что все компоненты бизнес-процесса (персонал, финансы, цели и задачи предприятия, стратегия бизнеса и многое другое) управленец подчиняет одному единому – конечному результату всего бизнеса. Он регулирует соотношение производственных факторов, и приводит их к единообразию, объединяет их действия и направляет все усилия на достижение главной цели предприятия.
Еще один признак управления бизнес-процессами – преобразование ресурсов с помощью многочисленных операций, производимых несколькими производственными участками. Согласование этих действий и есть управление.
Очень красноречиво это определение подтверждает такой пример. Производственный процесс любого предприятия складывается их четырех составляющих. Это менеджмент, финансы, маркетинг и персонал. Как часто вы видите, к примеру, непонимание друг друга бухгалтерии и маркетологов предприятия? Когда один отдел просит бюджет на мероприятия одного размера, а другой настаивает на экономии. Такое бывает сплошь и рядом. И задача руководителя – привести все эти, по своему хорошие, предложения к единому знаменателю, чтобы все остались довольными, а бизнес в общем – существенно выиграл. Следовательно, управление бизнес-процессами имеет объединяющую цель – налаживание взаимодействия всех служб, отделов, специалистов предприятия, направленное на выпуск продукции, эффективные продажи и получение прибыли.
Цель управления бизнес-процессами можно сформулировать и по-другому. Если бизнес-процесс имеет проектный вид, то задачи определяются несколько иначе. Это обеспечение быстрой реакции на изменение рыночных условий, и чем четче и отработаннее схемы управления предприятия, тем быстрее будут происходить изменения. Большие предприятия не могут быстро реагировать на новые условия, которые диктует рынок, поэтому управление бизнес-процессами осуществляют целые отделы. А в системе небольшого индивидуального предприятия не развита бумажная бюрократия, общение между отделами и согласование общих решений происходят очень быстро. Поэтому они лучше выживают в кризисных условиях и зачастую производят эксклюзивную продукцию. Это становится залогом клиенто-ориентированности предприятия, что позволяет длительное время не просто держаться на плаву, а еще и достигать хороших результатов в экономическо-хозяйственной деятельности.
Задачи управления процессами бизнеса
Задачи у управленца предприятия при организации и ведении деятельности по бизнес-процессам можно легко определить из выше описанных определений. Это распределение и перераспределение обязанностей и ответственности между сотрудниками, а также назначение управленцев на ключевые точки бизнес-процесса. Управленец так должен организовать производственное пространство, что совершенствованию и развитию отдается главенствующая роль, и исключается создание дополнительных задач, подразделений, функциональных дополнений, которые отягощают бизнес-процесс.
Применение техник управления бизнес-процессами
Пристальное управление бизнес-процессами необходимо в случае начала процесса совершенствования работы, ее технологий во всех сферах деятельности предприятия. Также это касается любых нововведений, в том числе внедрения информационных технологий и систем учета и отчетности, слежения за ходом различных процессов в режиме моментальных срезов. Многие предприятия для выхода на более высокий уровень торговли собственным продутом начинают работу по введению на предприятии систем менеджмента качества различных версий, это является основным требованием, к примеру, международной торговли. В этом случае также нужны техники управления бизнес-процессами, так как внедрение это – довольно сложное дело, к тому же требующее пристальной фиксации и отчета.
Для внедрения четкой системы бизнес-процессов и управления ими необходимы серьезные усилия, в первую очередь, от первого лица предприятия. Это и знания, умения, и огромный энтузиазм, и воля. Управление начинается с создания платформы и инструментов для запуска и поддержания бизнес-процессов.
Принципы для запуска управляемых бизнес-процессов
В управлении бизнес-процессами должно быть занято небольшое количество менеджеров, лучше всего минимальное. Помните, что одной ключевой точкой управляет один менеджер предприятия. Если команда ваших управленцев имеет высокий профессиональный уровень, то на одного руководителя можно возложить две-три ключевые точки. Если вы намерены возложить управление бизнес-процессами на действующее руководство предприятием, то вы рискуете ослабить существующую работу. Проектами должны заниматься другие люди. Используйте все инструменты для управления, чем их будет больше, тем больше шансов на успешную работу предприятия. В любом управлении должна работать совершенная система информирования, лучше всего автоматизированная и хорошо знакомая основному количеству сотрудников.
Надо ли учиться управлять
Существует мнение, что управлять бизнес-процессами нельзя научиться, для этого нужен лишь опыт и практические навыки, вырабатываемые далеко не одним годом работы. Да, бесспорно, опыт необходим, но не нужно отказываться от возможности учиться. Сейчас открыто множество курсов и школ, которые учат техникам управления. Они существенно могут улучшить ситуацию предприятия с управлением проектами и процессами. Они могут помочь разобраться в сложных ситуациях, уложить всю имеющуюся информацию, что называется, по полочкам.
Это обучение позволяет легко структурировать ситуацию, затем проанализировать ее возникновение и найти правильный, быстрый и логически грамотный выход из нее. Словом, заявить, что учиться бесполезно, могут только консалтинговые предприятия, которые оказывают услуги по созданию управленческих структур и схем на предприятиях. Если все начнут учиться, то они останутся без работы. И один из практических советов, который мы дадим – учитесь!
Можно на курсах, а можно и у консалтинговых специалистов. Нанимать посторонних людей на постановку управления не слишком логичный шаг, а вот нанять консультанта и проводить все работы самостоятельно под профессиональным наблюдением – отличное решение. После такого наглядного урока вы сможете организовать любое управление без консультантов, что сэкономит деньги предприятия и повысит качество работы.
Как начать работу по организации управления
Чтобы приступить к осуществлению плана бизнес-процесса с эффективным управлением, надо определить, кто будет входить в команду по управлению. В нее можно включить внешних специалистов, которые сотрудничают с вашей компанией и заинтересованы в том или ином процессе. Это могут быть поставщики, партнеры, торговые сети, другие предприятия, а также покупатели.
Для начала происходит анализ действующей системы управления, все ключевые аспекты фиксируют на бумаге. Затем необходимо выявить связи между событиями и управленческими решениями. На основе анализа положительных последствий этих сочетаний можно планировать управление проектными бизнес-процессами. Составляется описание будущих действий, лучше всего по принятым стандартам, которые или разрабатываются предприятием самостоятельно или берутся в других приемлемых источниках. Это же относится и к картам процессов. В любом случае описательные и плановые документы должны быть понятны и удобны в пользовании всем участникам проекта.
Описание бизнес-процесса составляется методом последовательных приближений. Основной его принцип заключается в постоянном дроблении формулировок на более мелкие процессы. К примеру: цель бизнес-процесса – разработка и выпуск новой продукции, это складывается из покупки технологии, оборудования, подготовки кадров, покупки сырья. Технологии покупаются по следующей схеме – выбор продавца, сбор прайс-листов и анализ предполагаемого результата, сравнение цены, составление договора, получение гарантий предприятия-производителя, оплата, получение технологий, внедрение с технологом продавца. Каждый из шагов составленной цепочки расписывается подробно с ключевыми моментами. Вам останется только назначить руководителя на эти ключи, и вовремя получить отчет о проделанной работе.
Когда вы будете описывать бизнес-процессы, необходимо для четкого видения их с точки зрения управления пользоваться схемой вопросов 5W1H. Название этот метод получил по первым буквам английских слов, составляющий вопросы: What? Who? Where? Why? When? + How? = 5W1H. Ответив на 6 вопросов, вы четко составите качественную схему бизнес-процесса:
- Что представляет собой эта операция?
- Кто совершает операцию?
- Где совершается операция?
- Зачем она выполняется?
- Когда она должна быть произведена?
- Как (каким образом) совершается эта операция?
Ответьте еще на дополнительный вопрос: Возможны ли варианты действий или улучшения?
Такая карта не должна быть очень большой и сложной, если происходит именно так, то в управлении предприятия много запутанных мест и неясности.
В самом начале работы над управленческой схемой надо определить результаты процесса. Помните, что они описываются в конкретных измеримых величинах. Иначе вы никогда не сможете понять насколько успешно или убыточно вы реализовали свои планы.
Реинжиниринг бизнес-процессов
Если вы научились выстраивать четкое управление, то вам будет доступен еще один прием оптимизации – реинжиниринг бизнес-процессов. Это комплекс мер, методов, средств и способов, который значительно улучшает показатели результативности деятельности всего предприятия. Для того, чтобы изменения были существенными, применяется реинжиниринг, который предполагает кардинальное трансформирование бизнес-процессов. Именно поэтому реинжиниринг используют при смене стратегии и разработке новой политики компании.
Реинжиниринг бизнес-процессов всегда носит инновационный характер, потому все внедряемое с его помощью является принципиально новым для реформируемого предприятия. Именно поэтому все мероприятия, которые включает в себя реинжиниринг, прописываются в плане с особой тщательностью. Эта технология используется компаниями как один из методов управления, причем планового и инновационного, второе назначение технологии – способ «прорыва» предприятия, выхода из кризиса с помощью создания инновационной стратегии. Причем основным объектом реформирования являются технологии проектирования, а также практическая реализация процессов бизнеса. Достигается результат в реинжиниринге с помощью его двух видов, реализуемых последовательно. Это обратный и прямой реинжиниринг бизнес-процессов.
В обратном реинжиниринге комплексно анализируется вся управленческая деятельность на предприятии. В этом процессе систематизируются и приводятся в соответствие данные работы за предыдущие периоды. Они сводятся воедино особыми способами, в итоге этих работ наглядно становится видной взаимосвязь всех управленческих решений в ракурсе причин и последствий. Это очень важный процесс для построения будущей управленческой системы, вы сможете увидеть, какие факторы вызывали увеличение прибыли, от чего зависело их возникновение, как они могут быть вызваны искусственно, как коллектив реагировал на те, или иные ситуации, и каким образом можно им теперь манипулировать.
Роль такого анализа велика настолько, насколько сложен сбор информации, систематизация и анализ. Иногда этот подготовительный процесс занимает несколько недель, и трудиться приходится по много часов в день. Поэтому вам надо для проведения обратного реинжиниринга подобрать команду специалистов, которые наиболее быстро справляются
- а) – с механической работой по выборке материала и показателей,
- б) – имеют аналитический склад ума, умеют делать грамотные выборки и составлять графики, таблицы и пр. для наглядного предоставления информации.
После того, как проведен обратный реинжиниринг бизнес-процессов, можно приступать к прямому реинжинирингу. В этот момент происходит планирование и проектирование новой стратегии компании. В нее войдут разработки из предыдущего этапа работы, плюс предложения и рекомендации от консультантов и аналитиков, которые будут вам помогать вести работу со стороны, и обязательно – предложения от своих сотрудников, которые собираются заранее самыми разными способами. Ценность собственных ресурсов, т.е. мыслей и идей своих сотрудников нельзя переоценить, они могут высказаны не совсем профессиональными терминами, но глубина их стопроцентна, потому что они делают ваше дело, и будут далее реализовывать все придуманные вами стратегии. Им доверять просто необходимо.
После сбора такой информации начинается проектирование структуры, целей, задач, ключевых моментов основных бизнес-процессов.
Из этого короткого обзора механизма реинжиниринга следует, что успех его и инновационность зависит от того, насколько полно вы, как руководитель, соберете информацию о работе, насколько много источников вы задействуете, насколько точно вы проанализируете ее и сделаете выводы. Словом, реинжиниринг – это углубленный во много раз управленческий анализ.
Обратный и прямой реинжиниринг бизнес-процессов – не два вида мероприятий на выбор, а две части одного целого процесса, друг без друга они бессмысленны. Во многих источниках, не совсем профессиональных, они преподносятся как ценные по отдельности и несущую на себе чисто интеллектуальную нагрузку. Согласитесь, не совсем понятно, для чего целая команда специалистов будет длительное время создавать интеллектуальную собственность, если ее никак нельзя применить на практике, если деньги, затраченные на эти процессы, не вернутся компании с многократной прибылью.
Поэтому, если у вас возникают сомнения, проводить реинжиниринг бизнес-процессов с помощью консалтинговой компании или организовать его самостоятельно, вообще начинать эти сложнейшие процессы реинжиниринга или нет, просчитайте все выгоды и затраты, спланируйте, поставьте конкретную цель в днях и рублях. Если в вашем плане появится перспектива увеличения текущих показателей, то приступайте и боритесь за нововведения. Если же прибыльные процессы пройдут мимо вашего предприятия, ищите другой путь, который принесет доход.
Автоматизация бизнес-процессов
Отдельная тема, которую обязательно поднимет реинжиниринг бизнес-процессов – автоматизированные управленческие процессы. Не вдаваясь подробно в высокие технологии, можно утверждать на 100%, что далеко не каждый индивидуальный предприниматель ( а именно для них работает этот информационный ресурс, этот сайт) осознает важность оперативного информирования и получения информации, и его интересует автоматизация бизнес-процессов. И правда, имея в штате 15 человек, два цеха и три склада, о больших информационных потоках говорить не приходится. Но все же такие процессы есть, и если предприниматель собирается развиваться, то ему необходимо много времени на разработку новых направлений, на инвестирование в прибыльные проекты или на то, чтобы сделать интересные проекты прибыльными. И найти это время можно в своем рабочем дне, если автоматизировать обычные задачи. А это и сбор оперативных данных, и систематизация их, и автоматизация бизнес-процессов в плане формирования отчетов, и автоматической постановки новых задач.
Еще пару лет назад не все знали, что такое SRM, а сейчас уже многие устанавливают CASE (Computer-Aided Software Engineering) — программные средства и технологии, которые максимально автоматизируют реинжиниринговые процессы. Если вы среди таких продвинутых пользователей, то вам – полное признание и уважение, если перевести молодежный сленг на нормальный русский. Если же вы пока не знакомы с этой системой, то это отличная тема для общения с консалтинговыми специалистами, которые на разные голоса и с различной степенью активности будут звать вас именно в свою компанию. Вот здесь, если вас интересует качественная автоматизация бизнес-процессов, консалтинговые услуги максимально полезны, потому что в одиночку вам не осилить эту систему. В данном случае вас должны интересовать компании, специализирующиеся на услугах программирования и поставке уникальных продуктов.
Алгоритм действия по этой работе такой: найдите несколько компаний, которые работают с подобными информационными продуктами, просите у них прислать демо-версии и прайс-листы, попросите консультантов приехать к вам и обучить работе с программой, продемонстрировать все ее возможности и работающие процессы. Если предоставленная вам версия в чем-то не устраивает, то просите производителя адаптировать ее под вашу компанию. Это, конечно, стоит денег, но зато в итоге будет произведена автоматизация бизнес-процессов вашей компании, вы получите программное обеспечение, которое будет сделано именно для вас, которое будет максимально точно отвечать на ваши запросы в реинжиниринге.
Когда завершатся все реформаторские инновационные процессы, ПО будет помогать вам в дальнейшей работе, компания-продавец с удовольствием откорректирует программу еще раз под новые задачи, и она будет служить вам верой и правдой, принося прибыль в виде экономии вашего времени и предоставления вам корректной оперативной информации, правдивой и сиюминутной. Ценность такого знания ситуации на предприятии очень велика, и ведет к принятию правильных управленческих решений.
Разбираться в этих сложных технологиях досконально индивидуальный предприниматель, конечно, не должен, и не надо гнаться за модой, бравировать красивыми терминами. Ставьте перед собой реальные достижимые задачи, и идите к их выполнению. И если для этого потребуется узнать, что такое реинжиниринг, вот тогда и действуйте – со всем напором и энергией. Удачи в вашем бизнесе!
Е.Щугорева
В следующем видео приведен обзор методологий проектирования бизнес процессов:
