Понятию «мозговой штурм» на самом деле много лет. Практически все бизнесмены так или иначе о нем слышали. Но вот все ли применяют эту технику? А применяя, все ли знают о том, как правильно проводить мозговой штурм, чтобы он не превратился в обычное совещание или планерку? В этой статье мы рассмотрим основные правила проведения мозгового штурма.
Основные аспекты мозгового штурма
Мозговой штурм – это проработка какой-либо проблемы объединенными усилиями экспертов. Во время штурма одни эксперты генерируют идеи, другие сразу же дают оценку и делают выводы. Главное – соблюдать основное правило, которое предусматривает отсутствие критики всего, что предлагается. Проводить анализ и доказывать отсутствие рациональности – можно, критиковать нельзя! Та идея, которую поддерживают все или почти все эксперты, достойна подробного рассмотрения и воплощения в жизнь.
Мозговой штурм – это очень надежный способ исследования и анализа ситуации, генерирования идей. Также это самый быстрый способ принятия решения, когда нужно срочно разработать программу действий в какой-либо сложной производственной ситуации. Также в минимальный срок при мозговом штурме рождается максимум интересных и неординарных идей. Доказано, что группа экспертов в количестве 6 человек на полчаса активной работу может сгенерировать до 150 идей, среди которых до 10 – могут быть практически гениальными, то есть теми самыми идеями, которые способны разрешить проблему на 100 процентов.
Сколько бы не было собрано экспертов, обязательно нужно, чтобы ими руководил ведущий. Он определяет тему, дает направление для раздумий и обсуждения, и потом фиксирует идеи, записывает. Если обсуждение уходит в сторону, то задача ведущего – вернуть экспертов к проблеме. Также ведущий по очереди предоставляет слово экспертам, чтобы обеспечить порядок при обсуждении, а также для соблюдения субординации, если в группе собраны представители разнообразных подразделений предприятия.
Виды мозгового штурма
Бренрайтинг – это особый вид мозгового штурма, при котором участники-эксперты не проговаривают свои идеи, а пишут их на бумаге. После изложения мыслей в письменном виде участники обмениваются листками. Новый эксперт прочитывает идею, и дописывает к ней свои мысли, поправки. Время написания очередной порции мыслей – 3-5 минут. Общее время такого мозгового штурма – от 15 до 30 минут. Если эксперту нечего добавить к начатому на листке обсуждению, то он просто вписывает свою новую идею. Следующий участник вносит дополнения к любой из идей, а также может дополнить сразу обе. Ведущий дает команды для обмена листками, а также постоянно напоминает, что нельзя критиковать, можно только дополнять и развивать идеи.
Атака на доске – это вид мозгового штурма, для которого не назначается дата, время, список участников. В производственном помещении крепится доска для идей и маркер или мел. Вверху пишется тема для идей, и все, кто работает в данном помещении, начинают постепенно заполнять своими мыслями доску. Стирать ничего нельзя, можно только дополнять идеи. Если доска магнитная, то к ней можно крепить листки, на которых сотрудники будут излагать подробно свои идеи. В этом случае просто удобнее и привычнее писать – ручкой на бумаге.
Штурм японским способом – этот способ предполагает работу над проблемой в едином ключе со стороны всех участников. Метод разработан господами Кобаяси и Кавакита. Ведущий такого мозгового штурма в начале озвучивает тему, проблему, потом перечисляет все понятия и определения, которыми следует пользоваться при выдвижении идей. Далее участникам раздаются карточки, на которых они пишут все факторы, относящиеся к проблеме. Один фактор вносится в одну карточку. Все факторы должны быть действительно значимыми для обсуждения и решения проблемы, косвенные связи в этом случае не приветствуются.
Далее везущий собирает все карточки, перемешивает их между участниками, чтобы никто не получил своих карточек. Далее карточки группируются по темам, образуются тематические наборы карточек. Ведущий озвучивает эти тематические подборки. Участники придумывают краткое название каждой группе карточек, оно должно отражать сущность явления, отраженного в карточках. Именно так группа приходит к общему пониманию проблемы и пути ее решения. Причем в этом случае у всех участников рождается чувство единения, команды, уверенности в благополучном решении всего дела коллективом.
Второй этап мозгового штурма «по-японски» — рождение решений проблемы. Группе раздаются опять эти же карточки, и каждый по очереди пишет свои предложения по выходу из ситуации. Но в отличие от обычного способа проведения мозгового штурма, участники предлагают решение не проблемы в целом, а по малым частям, то есть каждого из факторов, свидетельствующих о проблеме. Пишут по 1 варианту, даже если в голове их несколько, самый эффективный, на взгляд каждого эксперта. Ведущий собирает карточки, перемешивает и раздает заново. После написания всех предложений, карточки опять группируются, придумываются названия группам карточек.
После озвучивания всех проблем и способов их решения группа приходит к пониманию, каков же план выхода из создавшегося положения. Хорошо, если при таком штурме идет стенографическая работа или осуществляется видеозапись, так как нюансов при обсуждении будет огромное количество, а каждый из них может стать ключевым при составлении общей стратегии.
Многоступенчатый мозговой штурм при правильном проведении превращается в большое внутрикорпоративное мероприятие. Он проводится в несколько дней и с несколькими группами. В начале формируются две группы участников, первая будет заниматься генерированием идей, а вторая – оценивать все рожденные идеи. В первую группу правильнее включать сотрудников примерно одинаковых по рангу, склонных к здоровой фантазии, к нестандартному мышлению, но имеющие достаточную степень логики и здравого смысла, а также высоко квалифицированные профессиональные знания и навыки. Темперамент участников этой группы тоже должен быть примерно одинаковым. Опытным путем установлено идеальное число участников первой группы – 10 человек.
Во вторую группу, в группу оценки, включают сотрудников, склонных к критике и анализу. Также в группе присутствуют руководители, у которых имеются полномочия в решении проблем, чтобы от теории сразу же переходить к практике без лишних разъяснений.
В каждой группе должен быть ведущий, который будет координировать процесс. Эти люди должны иметь навык тактично и корректно направлять мыслительный процесс на решение задач. От ведущих во многом зависит успех мероприятия, поэтому подходите к их выбору тщательно.
Такой мозговой штурм проводится в несколько этапов.
Первый – непосредственно генерация идей, собирается первая группа, озвучивается задача, рождаются идеи, они все записываются очень подробно, с деталями и малейшими нюансами.
Второй этап – смена участников первой группы (в идеале) или с этими же участниками, проводится также генерирование идей, но только тех, что не были озвучены в первом раунде мыслительного процесса. Одобрение получают идеи, которые кардинально противоположны тем, что высказаны ранее. В итоге получают два списка, которые содержат противоположные мысли.
Третий этап – в дело вступают участники второй группы, они оценивают предложения, и пытаются совместить идеи из двух списков.
Четвертый этап – из общего списка выделяются основные моменты и составляется прогноз успешности выполнения предложенных мер. То есть – оценивается реальная перспектива и сложность выполнения задач, риски и преимущества.
На пятом этапе все полученные сведения и умозаключения обобщаются, из огромного числа идей и прогнозов выбираются основные 5-7.
И последний этап – проверка всех выделенных идей, критики должны постараться разгромить данные идеи, в результате останутся только самые серьезные и имеющие реальные шансы на оглушительный успех.
Основные этапы мозгового штурма
Если обобщить все методы проведения мозгового штурма, то можно определить три главных этапа, по которым проводятся эти мероприятия.
Постановка проблемы – ее озвучивает ведущий, она формулируется кратко, четко, понятно. Определяются участники штурма, и желательно распределить между ними роли, если их ранги по служебной лестнице не равны.
Генерация идей – все участники штурма высказывают свои идеи. Надо учитывать, что идей надо выработать не просто много, а максимально много, среди них могут присутствовать откровенно фантастические и нереальные. При генерации надо группировать идеи и развивать их в едином направлении. Помните, что в обсуждении не должно быть критики!
Отбор и оценка идей – заключительный этап, которому также необходимо уделить пристальное внимание. Надо выписать все идеи, которые показали себя наилучшим образом, продумать план их реализации, посчитать затраты и предполагаемую прибыль от их реализации. И только тогда утверждать их в работу.
Что делает ведущий (как правило, им становится первый руководитель или владелец компании):
- принимает решение о проведении штурма;
- подбирает участников группы;
- ставит задачу;
- следит за правильным направлением осуждения;
- анализирует идеи, группирует их;
- оценивает результаты и озвучивает итоги.
Плюсы мозгового штурма:
- Развивается способность сотрудников творчески мыслить, анализировать
- Активно работают все участники группы
- Повышается способность работы сотрудников в команде
- Для мыслей и идей не устанавливаются границы, высока вероятность появления креативных идей
- Метод довольно простой в исполнении.
Минусы мозгового штурма:
- Многие сотрудники предпочитают отсиживаться, не принимают активного участия в работе
- Если все сотрудники активны, то мозговой штурм затягивается на несколько часов
- Эффективность работы будет низкой, если сотрудники редко работают вместе, в команде
- Некоторые участники группы могут «тянуть одеяло на себя», пытаясь начать играть роль лидера без реальных на то оснований.
Основные ошибки при проведении мозговых штурмов:
- Мозговой штурм проводят в режиме обычного совещания, без соблюдения основных правил генерирования идей;
- Решаются сразу большие задачи, вместо того, чтобы разделить их на мелкие «подзадачи»;
- Пропускается этап «мозгового разогрева», а сразу давят на участников, заставляя мыслить на пустом месте;
- Ведущий требует от каждого высказываться, не учитывая личное желание;
- Ведется не профессиональная запись излагаемых идей в простом блокноте, записывается не все без исключения, а выборочно то, что показалось важным тому, кто пишет;
- Не закрывают штурм, не дают команду к прекращению мыслительного процесса (это тоже вредит работе);
- Не проводят анализ идей и не озвучивают итог работы группы.
Е. Щугорева
Елена Щугорева — консультант по бизнесу, тренер по ораторскому искусству и технике речи, руководитель он-лайн школы «Оратор мастер». С ней можно связаться по электронной почте shugoreva@mail.ru или через группу в Фейсбуке https://www.facebook.com/groups/904597872912469/, Skype: lennik31vfhnf
