За последние годы вся система закупок и продаж с помощью тендеров серьезно изменилась, данные коммерческие операции стали проводиться по другой юридической и законодательной схеме, изменился процесс оформления документов, способ подачи заявки и ее обеспечения. Именно из-за незнания некоторых нюансов все чаще выигрывают тендеры опытные игроки рынка и терпят неудачи новички. Если вы совсем недавно решили играть в тендерных торгах, лучше всего наймите специалиста, который поможет вам сориентироваться в этом огромном море информации. Но даже при использовании опыта и знаний другого лица вы должны понимать, что именно он делает. Поэтому необходимо знать некоторые тонкости данного процесса.
Отличие коммерческих тендеров от государственных довольно существенное. Данные тендеры проводятся по правилам тех компаний, которые их проводят. Правила устанавливают организаторы, и зависят они от специфики продукта, на который назначаются торги, а также от индивидуальных требований заказчика. Но даже при таких условиях есть некоторые общие правила, тендеры имеют несколько составляющих частей, этапов, в соответствии с этим делением производится подготовка и проведение тендеров.
Этапы коммерческого тендера
Первый этап – это поиск того тендера, который соответствует специфике вашего бизнеса. Для этого необходимо постоянно проводить мониторинг тендерных площадок, изучать информацию на специализированных сайтах. Ищите приемлемые предложения, сравнивайте условия, выбирайте наиболее выгодные. Сравнительный анализ условий тендеров можно поручить одному из ваших подчиненных. Но отчет о таком мониторинге всегда проверяйте самостоятельно. Имейте в виду, что площадки для коммерческих тендеров на данный момент практически все электронные, в регионах иногда еще проводятся реальные мероприятия, но это бывает все реже.
Второй этап – подготовка необходимой документации. Если вы периодически занимаетесь тендерами, вы знаете, какие ориентировочно могут вам потребоваться для быстрой подготовки к участию в таком мероприятии. Если вы всегда имеете под рукой стандартный пакет документов, то сбор некоторых бумаг, которых не будет хватать, займет совсем немного времени, и вы оперативно сможете заявиться в интересующем вас тендере. Так что актуальная выписка из ЕГРЮЛ, справка из налоговой об отсутствии задолженности, и многое другое, должны быть в наличии в любом случае. У данных документов различные сроки действия, поэтому поручите бухгалтерии хранить у себя актуальные документы. Различаются и сроки подачи документов, их выставляют компании-организаторы коммерческих тендеров. Строгих рамок тут не существует, поэтому сроки варьируются от нескольких дней до нескольких месяцев. И это самая веская причина держать в порядке основные документы.
Третий этап – внесение на счет электронной или реальной тендерной площадки необходимой суммы для обеспечительного платежа. Довольно редко это огромная сумма, так что заботиться о наличии средств на счету, если он у вас реальный работающий, практически не нужно. Если же у вас есть некоторые ограничения по счету, то держите некую сумму на нем на случай экстренного перечисления для участия в тендере.
Четвертый этап – рассмотрение заявки. Он может длиться от нескольких часов до нескольких дней, все зависит от правил организаторов тендера. Для того, чтобы ваша заявка была одобрена и допущена к участию в тендере, в документах желательно подробно рассказать о конкурентных преимуществах вашего предложения. Для этого заранее следует рассмотреть преимущества ваших конкурентов, придется поработать над этим вопросом и получить информацию. Определите слабые места предложений конкурентов и сделайте акцент на то, что у вас этих недостатков нет или они сведены к минимуму.
Системы агрегаторы
Для наибольшей автоматизации процесса участия в тендере лучше всего зарегистрироваться на престижных уважаемых электронных площадках для тендеров. Таковых настолько много, что для того, чтобы держать руку на пульсе, придется нанимать отдельного сотрудника. Только так можно быть уверенным, что не пропущен важный и выгодный тендер. Но есть отличный выход из ситуации: на данный момент созданы и запущены в работу несколько систем агрегаторов, которые сами собирают информацию с многочисленных электронных площадок, причем в зоне их сбора Россия и несколько зарубежных стран. Затем системы рассылают информацию своим клиентам по индивидуальным параметрам запросов. Агрегаторы оказывают множество дополнительных услуг своим клиентам, это оформление электронно-цифровой подписи, аккредитации на различных электронных площадках для торгов и тендеров, подготовка заявок, аналитических документов и справок, создание для своих клиентов маркетинговых параметров участников торгов и всего сегмента рынка. Это такие агрегаторы, как, к примеру, www.trade.su, www.seldon.ru. Есть системы, которые берут за свои услуги абонентскую плату, есть те, которые ограничиваются разовыми процентами от сделки.
Тендерная документация
Каждая компания, проводящая тендеры, разрабатывает и публикует правила в соответствие с ФЗ от 18 июля 2011 года. Он накладывает небольшие ограничения на проведение тендеров, но регламентирует требования к частникам торгов, формы документов для заполнения участниками, критерии допуска к торгам, порядок оформления договорных документов и пр. Каждый участник, нацеленный на победу в тендере, должен самым внимательным образом изучить всю основную документацию от организатора. Особое внимание следует обратить на максимальную стоимость будущего контракта, на требования к обеспечению, на сроки поставки, на условия договора в случае просрочки и штрафные санкции, на условия и район доставки и пр. Для того, чтобы не попасть в нежелательную убыточную ситуацию, внимательно читайте и оценивайте требования поставщиков, они могут внести практически любые нюансы в уставную документацию. Если вы пропустите важные моменты, то можете получить контракт, но не сможете выполнить условия тендера или понесете серьезные убытки.
Актуальность документов
Довольно часто компании получают право участвовать в том или ином тендере только после того, как они успешно проходят аккредитацию, которую организуют компании устроители закупок. Статус аккредитации необходимо обновлять, как правило, 1 раз в год. Следите, чтобы и у вас, и у потенциальных ваших партнеров были в наличии аккредитационные документы. Еще один важный момент, актуальность которого необходимо поддерживать – электронно-цифровая подпись. Это важный инструмент при заключении договоров на торгах, и на коммерческих тендерах в том числе. Действует оформленная ЭЦП, как правило, также 1 год. После этого срока необходимо продлять ее действие. Это стоит, конечно, определенных денег. Но весь этот год с электронной подписью вы можете участвовать не только в коммерческих тендерах, но и в госзакупках. Помните, что ЭЦП оформляется только в специализированных удостоверяющих центрах, которые прошли аккредитацию и получили лицензию на данный вид деятельности. Для того, чтобы правильно выбрать удостоверяющий центр для оформления ЭЦП, необходимо прочитать требования площадки-организатора тендера. Для получения ЭЦП компания заказчик должна предоставить пакет документов, он не большой, включает в себя выписку из ЕГРЮЛ, документы о полномочиях первого лица компании, заверенную копию паспорта и СНИЛС того сотрудника, который будет владеть ЭЦП и производить действия от лица всей компании. После оформления заявления о выдаче ЭЦП будет начата работа по созданию ключа. Данная процедура имеет свои определенные сроки, и иногда немалые. Имейте это в виду, когда собираетесь принимать участие в тендерах.
Обеспечение заявки
Довольно часто участники и организаторы коммерческих тендеров не требуют никаких обеспечительных мер. Но если все-таки вы увидели данное требование в условиях тендера, то будьте готовы платить. Способ обеспечения заявки должен быть любым, главное, чтобы организатор тендера мог засвидетельствовать факт наличия денег. Если же закупщик требует, чтобы обеспечение по контракту находилось исключительно на его личном счету, то не исключен факт мошенничества.
Еще один факт, который вас должен насторожить, это откровенно завышенный порог стоимости тендера. Это делают непорядочные организаторы, чтобы привлечь к участию в тендере как можно больше участников. Обязательно следует тщательно проверить саму компанию, которая выставила такие условия. Лучше всего нанять на эту работу службу безопасности. Если обнаружится недавняя регистрация компании, лучше участия в таком тендере не принимать.
Е. Щугорева
Елена Щугорева — консультант по бизнесу, тренер по ораторскому искусству и технике речи, руководитель он-лайн школы «Оратор мастер». С ней можно связаться по электронной почте shugoreva@mail.ru или через группу в Фейсбуке https://www.facebook.com/groups/904597872912469/, Skype: lennik31vfhnf
