Если вы уже изучали основные принципы тайм-менеджмента, то вы знаете, что эти знания помогают делать большее количество работы за меньшее время. В этой статье мы предлагаем как опытным предпринимателям, так и новичкам, изучить основные правила, помогающие сделать свою работу более продуктивной. Для четкости понимания, не будем приводить сухую теорию, методики тайм-менеджмента, изложим все по пунктам с практической точки зрения.
1. Введите в работу понятие «личная эффективность». Причем, оно пригодится не только самому индивидуальному предпринимателю, но и его подчиненным, потому что глядя на факты и цифры, в которых она выражается, никогда не возникнет вопросов, почему начислена такая зарплата, а не какая другая, почему нет премии, а у коллеги она довольно высокая.
Итак, ваша личная эффективность — это объем работы, проделанной на пользу предприятия. Этот показатель всегда измерим, согласитесь. Возьмем, к примеру, менеджеров по продажам. Им ставится план: 50 звонков в день и 5 встреч. Для каждого сотрудника заводится специальный журнал, своеобразный дневник, в котором отмечаются и звонки и встречи. Но не только отмечаются, но и отображаются подробности звонка или встречи, их ход, первоначальные цели и окончательные итоги. По истечению месяца можно понять, сколько звонков и встреч привели к положительному результату, то есть к составлению договора, оплате и поставке. Так же можно проанализировать суммы, которые принес один специалист фирме. Это и будет измерением его личной эффективности.
А как определить эффективность индивидуального предпринимателя? Для этого тоже есть свои способы. Количество проведенных встреч с внешними партнерами, с сотрудниками своего предприятия, количество решенных вопросов, прибыль, которую принесли принесенные переговоры. Предприниматель лично отвечает за то, сколько денег принесло предприятие за определенный период. Также надо предпринимателю все то, что сделано для перспективного развития фирмы – проведена акция, найден более экономный офис по аренде, выпущены листовки для рекламы, которые принесут приток клиентов, и бланки для бухгалтерии, которые принесут экономию времени сотрудников и четкость в оформление и ведение документации.
Каждый предприниматель должен разработать для себя шкалу эффективности, в которую будут занесены мероприятия и способ их измерения, потом надо будет просто сравнивать цифры и делать выводы. Еще один важный момент. Все исследования своей эффективности надо применять в работе. Если эффективность в течение недели была низкой, то не просто сесть и погоревать, а разработать ряд мер по улучшения работы. Если это касается сотрудников, то анализ и корректировка работы должны быть самыми серьезными. Им надо будет прописывать список мер, дать четкие указания, а потом проверить выполнение.
Предприниматель чаще всего очень занят делами и ему некогда проводить такую кропотливую работу. Поэтому многие просто ищут хороших управленцев, исполнительных директоров, которые занимаются организацией процесса. А сам индивидуальный предприниматель будет спокойно заниматься стратегией работы, постановкой целей, реализацией крупных перспективных программ.
2. Ставьте перед собой и сотрудниками вдохновляющие цели, которые не только будут материально стимулировать, но и идейно вдохновлять. Важно, чтобы работа приносила удовольствие, тогда работы будет сделано намного больше. Каждый знает, что если дело нравится, если оно увлекает, то ни времени, ни усталости не замечаешь. Поэтому занимайтесь теми делами, которые могут в вас зажечь искру. Поэтому и советуют психологи строить бизнес на основе своего увлечения, тогда он лучше и эффективнее развивается.
Миру известно огромное количество случаев, когда человек кардинально менял свою работу и добивался серьезных успехов, делая увлечения и хобби своей работой. На основе этого существует много разработанных тестов, которые могут определить профессиональный «пристрастия» самого предпринимателя на любой стадии развития ИП, начинающего или опытного, так и сотрудников фирмы, которых проверяют этими тестами не только при приеме на работу, но и потом каждые полгода-год.
3. Каждый предприниматель для более сильной мотивации должен четко понимать свои цели. Их надо делить на два вида: личные и профессиональные. Четкое формулирование цели помогает настроиться на выполнение работы намного лучше и успевать делать в течение для намного больше дел, чтобы приблизиться к цели. Записывайте свои цели на бумаге, постоянно возвращайтесь к ним, прочитывайте и со временем корректируйте.
4. Помните о правиле Парето. Многие люди по складу характера предпочитают сначала получить инструкцию по работе, и только потом приступать к ее выполнению. Но зачастую именно подготовка тормозит выполнение работы, специалисты советуют не ориентироваться на выполнение работы на самом высоком уровне. Зачастую самые разнообразные операции не требуют именно такого уровня, являясь рядовыми и проходящими. Главное правило предпринимателя – отличать важные операции от рядовых, и не затрачивать много энергии и времени на то, что является решающим делом. Здесь совершенно точно работает правило Парето, которое говорит, что важных, действительных серьезных дел у нас 20% от общего числа, и времени нашего они занимают 80%. А остальных дел по объему 80%, но занимать они должны 20% нашего времени.
Кроме того, чисто психологически легче выполнять работу, которую не воспринимаешь архи-важной. Она дается легче, выполняется быстрее. Но как только вам становится ясна вселенская важность работы, сразу наступает ступор и начинается обдумывание каждого шага, появляются вопросы и начинаются долгие поиски ответов.
5. Надо разобраться во вредных своих привычках и искоренить те, которые действительно вредят работе. Есть привычка читать новости на всех сайтах с утра? А попить кофе и послушать новости своих коллег? А внимательно читать письма, которые попали в папку «спам»? Это, конечно, интересно, но занимает от 1 до 3 часов в день. А как же расслабляться и давать отдыхать мозгу? – спросите вы. Очень важно в течение дня давать отдыхать мозгу, — полностью соглашусь. Но надо помнить, что отдых мозга – это не бесконечное чаепитие в разговорах от кого ушел муж, у кого заболел ребенок и пр.
Отдых происходит тогда, когда человек в течение рабочего дня часто меняет вид деятельности. К примеру, с утра у вас встреча с поставщиком сырья, потом работа над составлением плана, затем проверка работы производства в цехе, затем написание писем в несколько инстанций. Таким образом чередуются коллективные занятия и индивидуальные. А если у вас есть возможность поехать в студию, чтобы самому посмотреть готовый рекламный ролик, заехать в магазин, чтобы выбрать новые шторы в офис, побывать на семинаре, то это надо делать, исключительно для смены обстановки. А когда в работе такое многообразие, то можно даже и не подсчитывать количество сделанных дел, их будет однозначно много!
Но вернемся к привычкам. Если вы уберете хотя бы пару ненужных привычек из своей жизни, то количество времени на выполнение работы сразу увеличится! К примеру, курение. Сколько сигарет вы выкуриваете за 8 часов рабочего дня? 6-7. Это значит, что около 50 минут вы курите, еще 20 минут вы идете в курилку и из нее. Итого час и 10 минут вы теряете. Впечатляет? А если вы еще перестанете болтать с коллегами о ерунде, то еще 40 минут найдется. Если уж вы нуждаетесь в перерывах обязательно, то лучше сделайте пару физических упражнений, разомните спину, будет полезно здоровью, и коллеги около вас сплотятся со временем.
6. Планируйте всегда свой день, но не перегружайте план огромным количеством дел. Так вот есть статистика, что в день человек, руководитель, предприниматель, может сделать 6 дел. Если вы напишете больше, то все равно не выполните, будете потом думать, что вы несостоятельны, как бизнесмен. Зачем вам такое самоедство? Пишите в план реальное количество дел, все будете выполнять, гордиться собой, и вдохновитесь на новые трудовые подвиги. Если у вас в голове родились планы на большее количество дел, то лучше всего перенесите его на следующий день. С таким планированием возможно прийти к более точной постановке задач. Большие задачи разбиваются на более мелкие, более реальные к выполнению.
Можно написать задачу «Покорить мир», и не выполнить ее. А можно написать шесть небольших задач, подготавливающих вас и ваше предприятие к покорению мира. И эти задачи вы прекрасно выполните, с удовольствием приступите к следующим из большого списка мелких задач одного большого дела. Следовательно, постепенно можно прийти к конечной цели.
Кроме того, в течение дня у любого бизнесмена, предпринимателя, возникают непредвиденные мелкие дела, которые так же потребуют выполнения. При четком понимании всего, что касается шести задач, у вас со временем начнет оставаться дополнительное время, именно в эти перерывы вы сможете выполнять все больше и больше мелких задач. Но не забывайте – время не безразмерное, возможности человеческого мозга и психики – не резиновые. Отдыхайте в выходные и вечером, только в этом случае вам удастся продуктивно выполнять как можно больше дел в рабочее время.
7. Если не успеваете что-то сделать, чувствуете, что ваше планирование дает сбой, то спокойно, без лишних нервов, откладывайте на потом невыполненные задачи. Конечно, без этого приема было бы выполнено работы больше, прибыли получено намного больше. Но посчитайте в конце месяца – а намного ли? И стоят ли эти деньги того, чтобы лишать себя сна, личной жизни, здоровья? Если вы сегодня отложили несколько дел, отдохнули с друзьями или в семье, то завтра вы сможете с новыми силами приступить к работе и сделать намного больше, чем смогли бы это вчера.
8. Отчитывайтесь о проделанной работе перед самим собой. Заведите тетрадку, в которой отмечайте количество дел, сделанных за день. Ставьте себе отметки по 5-ти или 10-ти балльной шкале. Если вы считаете, что стали меньше успевать, найдите в дневнике страницы, где ваша личная эффективность высокая, вспомните, как и что вы делали для этого. Вы не лентяй и не лентяйка, просто так сложились обстоятельства, вы сразу поймете, что надо сделать, чтобы исправить ситуацию. Это дополнительный анализ, это системный подход к планированию, и еще это замечательная тренировка в принятии решений.
Е.Щугорева
