Тайм-менеджмент – не просто игра, а помощь в делах!
Оглавление
Ну как же часто приходится слышать, что времени не хватает, что дела могли бы идти намного лучше, если бы в сутках было 25 и более часов, что все проблемы в жизни от нехватки времени. Самое интересное, что те, кто жалуется на все эти страшные обстоятельства, нисколько не лукавят. Так и есть – времени им не хватает. Последствия этого сказываются не только на состоянии дел, но и на самом дорогом – на здоровье. Неврозы и даже депрессии могут возникать на основе постоянного недовольства собой из-за невыполнения важных дел. Многие даже не предполагают, что стоит изучить всего-навсего несколько правил, и жизнь заиграет новыми красками! Предпринимателю откроются новые перспективы развития собственного бизнеса.
В крупных, а теперь уже и в небольших, городах открываются целые школы и курсы по тайм-менеджменту, и это очень хорошо, что у бизнесменов появляется возможность изучить эту совсем не сложную науку. Если же у предпринимателя есть существенная доля самодисциплины и способности учиться самостоятельно, то можно найти в интернете массу уроков и статей, которые расскажут, как грамотно организовывать свое время. Прочитав эту статью, вы узнаете, какие привычки необходимо выработать в себе, чтобы времени хватало на гораздо большее количество дел.
Что такое тайм-менеджмент
Это модное словосочетание означает на самом деле очень полезный пласт знаний и навыков. Чтобы по-настоящему оценить его пользу, рассмотрим пример.
Вы – руководитель собственной компании, и хотите провести анализ хозяйственной деятельности своего ИП. Вы пригласили главного бухгалтера с отчетными документами, и вы вместе занимаетесь сравнением показателей за несколько лет, и делаете выводы, как же выстроить финансирование в дальнейшем для своих служб. В это время к вам постоянно заходят сотрудники и доводят до вашего сведения самые разные вопросы: привезли новую партию сырья и надо взять пробы, пришел новый инженер устраиваться на работу, во втором корпусе протекла крыша и т.п. Вы, конечно же, бросаете главбуха в кабинете и бежите снимать пробы, опрашивать нового сотрудника, смотреть размеры катастрофы с крышей для определения того количества денег, которое надо будет теперь выделить на ремонт.
В результате анализ нового сырья не доделан, потому что новый инженер уже устал ждать и чуть не ушел работать к конкурентам, побеседовать с ним по-хорошему тоже не удалось, потому что крыша текла прямо на станки, срочно выделили деньги для покупки рубероида, для этого отвлекли от работы главбуха… И так по цепочке накопился список некачественно выполненных дел.
Что в этом случае рекомендуют профессионалы? Во-первых, наделить правом принимать решения своих сотрудников, во-вторых, вникать в рабочие моменты с 8 до 9 утра (к примеру) на общей планерке. В третьих, завести правило – работать со специалистами над стратегическими решениями своего предприятия в определенные часы по определенным дням. И все! То есть надо составить план, в котором вы напишете, в какое время и чем вы занимаетесь. Конечно, жизнь всегда может внести коррективы в ваш план, но они должны быть в объеме, не превышающем 10-15 %, и в этом случае ваша жизнь станет колоссально легче и продуктивнее.
Итак, из приведенного примера можно сделать вывод, что тайм-менеджмент – весьма полезная вещь, и учит она эффективному управлению своим личным временем, учит контролировать ход дел, и не давать им, то есть делам, управлять собой. Вы – сильная и умная личность, и все ниточки вашей жизни только в ваших руках. Надо запомнить, что вы должны управлять течением, а не плыть по нему, куда вынесет.
Тайм-менеджмент поможет вам определить, что в вашей жизни первично, а что вторично, что главное, а что можно отодвинуть на вторые позиции. Четкое деление событий по степени важности даст вам очень простое решение всех ваших проблем, связанных с нехваткой времени.
Многие теоретики тайм-менеджмента утверждают, что соблюдая его правила, можно сэкономить до 1/3 времени, то есть успевать делать больше на целую треть! Наверное, это так, но у каждого есть свои рамки, своя загрузка, и у каждого экономия будет своя. Начиная заниматься тайм-менеджментом, не надо ждать результатов, которых достигли другие. У вас все будет так, как должно быть у вас, и это не будет похоже ни на чьи другие результаты.
Некоторые «фишки» тайм-менеджмента
Обязательно попробуйте проделать следующее упражнение. Делать его надо целый световой день, то есть с момента пробуждения до момента, когда ваша голова коснется подушки. Выберете день, когда у вас запланировано по вашей обычной схеме не так уж много дел. Подготовьтесь к нему заранее. Сядьте и подумайте, что бы вы хотели бы сделать завтра, если бы это самое завтра было последним днем в вашей жизни?
Страшновато так фантазировать? Хорошо, давайте по-другому. Что бы вы хотели сделать завтра, если бы вы послезавтра уезжали на несколько лет жить в район вечной мерзлоты без права выезда в вашу привычную полосу проживания. Представьте, что завтра – последний день, когда вы можете делать все, что хотите, о чем мечтали, что ждали. Составьте список таких дел, включите туда все, не выкидывайте ни одного дела, ссылаясь на то, что вам не хватит времени. Итак, не лукавьте с самим собой, пишите все честно. Сколько дел у вас получилось? 10-20? Больше? Отлично, начинаем составлять план на день.
План – всему голова!
Составляем его опять-таки на бумаге, ни в коем случае не в голове. Обязательно воспользуйтесь услугами водителя, чтобы добираться с одно места города до другого, если вы сами за рулем, начните день с заправки полного бака. Составьте таблицу, где в крайней левой колонке будет столбец для времени. Заполняйте его без добавлений на «непредвиденные отвлекания окружающих», ведь вы же не хотите, чтобы вас дергали по пустякам в такой день?
Наутро начинайте действовать по своему плану, не отвлекайтесь, а для большего удовольствия делайте селфи на каждом этапе своего путешествия длиною в один день! Потом пересмотрите фотографии и останетесь довольны собой в два раза сильнее!
Конечно, вас все равно будут отвлекать, но вы позволите себе отступать от своего плана только в самых крайних и самых серьезных случаях.
Вечером сядьте за стол и в собеседники возьмите только свой план. Отметьте, все ли вам удалось сделать в течение дня. Вы остались довольны собой, так как провели такой продуктивный день? Вы успели сделать дел в три раза больше, чем обычно? Хорошо, в два, но это тоже отлично! Уверяю, что к этому моменту уже осознаете важность планирования и отсечения мелких дел, с которыми к вам регулярно обращаются окружающие. Со следующего дня вы начинаете жить по-другому!
С вечера вы должны составлять план на завтра, прописывать тщательно все события, без прибавления времени на «неожиданности». И важно – планируйте не только рабочие дела, 40 процентов в списке дел вы должны уделять собственному развития, любимым людям, собственному хобби, спорту, отдыху в развлекательных заведениях и многому другому, только не работе.
Еще важный момент – ваше отношение к изменениям в своей жизни. Вы хотите кардинально поменять жизнь и успевать больше? В день эксперимента вы достигли желаемого? Обязательно похвалите себя, не только словами, но и чем-то существенным. Съешьте кусочек любимой шоколадки, примите ароматную ванну, сделайте что-либо, до чего руки не доходили или в чем себе сознательно отказывали. В другие дни благодарность сама собой войдет в ваше расписание.
Если задача большая и сложная
Если в списке ваших дел появилась большая задача, которую выполнить трудно, то заблаговременно надо подготовиться к ее выполнению. Если вы этого не сделаете, то задача останется невыполненной, что подорвет ваше собственное мнение о самом себе.
Поэтому поступаем следующим образом. К примеру, у вас есть задача – подписать договор с партнером по поставкам Икс. О, как это сложно, ведь Икс такой сложный в общении. Если вы в план так и запишете – подписать договор, то будете весь день страдать от сложности задачи и невозможности ее выполнить. А давайте задачу поставим по-другому.
- Звонок в приемную Икс и назначение встречи
- Звонок Икс напрямую и договариваемся о встрече лично
- Звонок в кафе – бронируем столик для встречи (ведь в кабинете с ним очень сложно говорить, надо настроить его на сотрудничество вкусным обедом)
- Дать задание секретарю, чтоб подготовила договор, распечатала в двух экземплярах, поставила печать с вашей стороны
- Заехать в магазин рыболовов и купить сувенир для партнера, который увлекается рыбалкой, что-нибудь из новинок, но недорогих.
- В назначенное время прийти в кафе и провести 40 минут в компании нового партнера по поставкам, совместив это мероприятие с обедом.
Заметьте, что с 1 по 5 пункт может выполнить ваш помощник, вам надо всего-навсего провести 3 минутную планерку с утра. Вот что делает хороший план и правильный подход к планированию! Кто знает, может, в этом случае вы приобретете еще одного хорошего друга, если и вы увлекаетесь рыбалкой!
Схема контроля
Любой план вам во многом поможет, но контроль его выполнения никто не отменял. Итак, надо запомнить очень простой «круг работы плана», который помогает выполнять любой порядок и объем дел.
- Пункт первый – непосредственно планирование, о нем мы уже поговорили.
- Пункт второй – выполнение плана. Это есть непосредственно действия в соответствии с запланированными временным рамками, что является очень важным условием!
- Пункт третий – проверка выполнения. В течение дня (в обеденный перерыв или чаще) подводите черту выполненным делам, то есть анализируйте, все ли сделано на данный момент, что пытаться «доделать», а что перенести спокойно на завтра.
- Вечером же надо подвести итог дня особо тщательно, проанализировать причины неудач, похвалить себя за успехи. Это и есть четвертый этап – анализ и составление нового плана, на новый день.
Это и есть основные принципы тайм-менеджмента, есть еще огромное количество тонкостей и дополнительных позиций, но их изучают на углубленных курсах. Посетить их, конечно, очень полезно, как только такой пункт попадет в ваш стратегический план!
Видео: золотые правила тайм-менеджмента.
