Чек лист для руководителя, для персонала и для эффективного себя
Тема эта важна практически для всех владельцев бизнеса, для предпринимателей, для всех тех, кто хочет сделать свою работу и продвижение продукта намного эффективнее. Думаю, что желающих добиться высоких результатов среди читателей этого сайта предостаточно, поэтому изучаем тему и сразу же начинаем практиковать.
Чек лист на практике представляет собой список дел с пометками о выполнении, с заметками, в чем были трудности, с пояснениями важности данного пункта. Таким образом, он из простого списка превращается в инструмент для анализа ситуации, для принятия верных решений, для того, чтобы в море дел можно было заметить важные нюансы и сделать поправки, что принесет рост бизнеса во всех отношениях.
В чем преимущество составления таких чек листов и работы с ними? Если ваш сотрудник получает в работу грамотно составленный чек лист, у него нет шансов сделать что-либо не так. Если ваш клиент получает чек лист, то он получает в руки прямое руководство к действию по освоению вашего продукта или технологии. Одновременно он ощущает заботу о его удобстве пользования продуктом, следовательно, повышается лояльность к вашей компании.
Чек лист для предпринимателя лично означает пристальное внимание к деталям, с ним вы не забудете ни про одно дело, успеете все сделать, придете на все запланированные мероприятия вовремя. К примеру, вы готовите открытие нового проекта, надо успеть море дел, и в самый последний момент вдруг выяснится, что такую мелочь, как рекламные визитки, забрать из типографии забыли. Неприятно, да и проект продвигаться без таких красивых «напоминалок» потенциальным клиентам, которые собрались на презентации, будет намного дольше и сложнее. Если же вы за месяц до этого мероприятия составили чек-лист, и для каждого своего сотрудника или для себя выписали по порядку все дела, которые надо будет выполнены, то вы никогда уже ничего не забудете.
В чем разница? За месяц вы в спокойной обстановке пишете все дела, учитываете все риски и нюансы, а перед презентацией непосредственно вы нервничаете, суетитесь, немудрено что-либо забыть. И в результате затраченные время, деньги, силы – пойдут не на пользу, а если и на пользу, но не на такую, какой она могла бы быть.
История и современные реалии чек листов
Чек листы пришли в нашу жизнь из авиации. Пилотам составляется подробное описание полета в виде чек листа, и в ходе самого полеты делаются отметки о выполнении пунктов, а также о особенностях выполнения каждого пункта. Такая схема очень понравилась человечеству, как это не забавно звучит.
И понятие чек лист плавно перекочевало в нашу совсем «нелетную» жизнь. В работе кадровиков, маркетологов, дизайнеров чек лист играет очень важную роль в качестве опросного листа. Узнать, что же хочет на самом деле клиент, какова его ситуация во всех подробностях, и какой результат он ожидает – все это можно сделать довольно быстро, четко и главное – точно! Надо всего лишь разработать для него грамотный чек-лист и попросить заполнить. Многие компании предлагают заполнить такой чек лист, затем выдают резюме ситуации и рекомендации – бесплатно, в качестве первого подарка. Но на самом деле – это инструмент накопления базы клиентов, возможность показать потенциальному покупателю важность данной покупки вашего товара или услуги. В результате клиент благодарен компании за анализ ситуации, за рекомендации, и в 30-40% случаях делает покупку. Хотите научиться составлять такие чек листы? Читайте далее!
Как составить чек лист
Если вы не можете сделать это сами, обратитесь в специализированную компанию. Но знать основные правила составления вам в любом случае нужно, чтобы оценить, за что вы отдали деньги?
1 правило
Чек лист состоит из пунктов, в них описываются небольшие дела, которые в итоге складываются во всеобщий процесс, ведущий к важной глобальной цели. Не надо объединять в один пункт множество этапов, каждый этап выделяйте в отдельный пункт. Это будет первый столбец вашей таблицы. Далее идет столбец с отметкой о выполнении. И третья колонка – примечания. Там указываются трудности, которые возникли, нюансы и мелкие детали. Именно эти примечания станут потом почвой для размышлений, когда будете составлять следующий чек лист. Помните, что объединение в один пункт нескольких дел может стать причиной неточного исполнения или несвоевременности выполнения задания. К примеру, вместо «отреагировать на жалобу клиента», пишем в следующем виде:
- Найти в базе контакты клиента
- Позвонить клиенту с целью пригласить в офис
- Провести беседу с клиентом
- Вручить ему подарки от фирмы
- Доставить клиента до дома на служебном автомобиле.
2 правило
Профессионалы данной техники рекомендуют даже в задании использовать формулировки в утвердительной форме, в прошедшем времени. Приведенный выше пример будет выглядеть в таком случае вот так: контакты клиента найдены, звонок клиенту сделан, клиент приглашен, беседа проведена, подарки вручены, клиент домой отвезен. Есть мнение, что такая форма задания у исполнителя рождает большую ответственность. Есть в этом вопросе некоторая непривычность для восприятия, поэтому стоит попробовать писать в разных вариантах и решить, какой удобен более всего именно вам.
3 правило
Большой чек лист – не эффективен. Сделайте его на 20 пунктов и не более! Если дел на самом деле больше, то разделите дело на «под-дела», их на пункты, и уже их на подпункты. На одной странице на один день должно быть не более 20 небольших дел. И выполнять подчиненному будет легче, и вам проверять и анализировать тоже.
4 правило
Не пишите длинных формулировок заданий, максимум – 3-4 слова, желательно выражайтесь глаголами. Это придаст заданию четкости, выполнять такое будет легче и шансов напутать будет меньше.
5 правило
Дела, которые вы выполняете как само собой разумеющееся, включать в чек лист не нужно! К примеру, задание – составить опросник для покупателей. Вы же не пишете в самом начале – возьмите ручку, листок бумаги… и прочее. В данный чек лист надо включить только пункты, имеющие непосредственное отношение к делу, то есть то, что вы реально можете забыть.
6 правило
В чек листе обязательно выделяйте самое главное, то есть основную задачу, трудновыполнимый пункт, пункт, который говорит об итоге работы. Сами определите, что конкретно вам надо выделить цветом или жирным шрифтом, но выделения необходимы, чтобы знать ключевые и самые важные моменты дела. Но не увлекайтесь процессом, много выделенных пунктов только дезориентируют исполнителя, и не заострят внимание на нужных моментах.
7 правило
Подготовка к чему-либо важному никогда не проходит гладко, часто вносятся изменения в ход дела. Поэтому чек лист должен редактироваться. Вначале делайте поправки ручкой или карандашом. Если в итоге правок накапливается очень много, просто перепечатывайте чек лист.
8 правило
Делайте чек лист красивым, приучайте и себя, и сотрудников, и клиентов, к эстетике, к порядку. И работать будет приятнее, и структурирование очень помогает работать эффективнее.
9 правило
Корректируйте чек лист, если обнаружится, что пункты стоят не по местам, или что дела не до конца разделены на мелкие дела, или если какие то дела упущены. Пройдите весь чек лист вместе с сотрудником, который будет исполнять задание, он может вам указать на несоответствия довольно грамотно.
10 правило
Доступ до чек листов должен быть и у руководителя, и у исполнителя. Зачастую требуется, чтобы и некоторые другие сотрудники могли посмотреть стадии выполнения дел по чек листу. Лучше всего в этом случае использовать компьютер, программу по принципу CRM, и в прямом режиме можно будет видеть, как обстоят дела на конкретный момент. Дайте доступ до этих чек листов тем работникам, которые должны вести наблюдение и контроль, и задача будет выполнена.
Что дает чек лист
Преимуществ использования чек листов – множество. В первую очередь – это структурирование всей информации о проекте, деле, услугах, товаров, о конкретном человеке. Помните, что запись дает формирование задачи намного глобальнее, чем устное распоряжение. Записал – запомнил, сказал – забыл.
Качество и скорость обучения новых работников вашей компании заметно повышаются. Отпадает постоянно ходить за новичком, контролировать, поправлять. Он просто смотрит в чек лист и по порядку выполняет все поставленные небольшие задачи. Очень скоро его работа станет привычкой, и чек лист будет требоваться в самых редких случаях. Количество ошибок в выполнении работы уменьшается в разы, как у молодых, так и у опытных сотрудников при освоении новой работы.
И еще одно важное преимущество чек листов в рабочем процессе. Если один сотрудник выпадает из дела по любой причине (отпуск, больничный, перевод на другую должность), то его с легкостью может заменить другой человек, с помощью чек листа, ведь весь регламент указан в этом документе. Вам не придется учить кого-то заново, искать судорожно замену отсутствующим. Следовательно, еще одно преимущество этого документа – существенная экономия времени руководителя или менеджеров среднего звена.
Освоив технику разработки и использования чек листов, вы существенно оптимизируете свой производственный процесс. Разработав такой лист для кадрового отдела, вы сможете на стадии приема на работу намного лучше узнавать своих потенциальных работников. Маркетолог может с помощью чек листа проводить опросы и мотивировать покупателей к обращению в компанию. Успешное внедрение чек листа в работу даст больше четкости в понимании рабочих процессов и правильности в принятии решений.
Е.Щугорева.
Елена Щугорева — консультант по бизнесу, тренер по ораторскому мастерству и технике речи.
С ней можно связаться по электронной почте shugoreva@mail.ru или через группу в Фейсбуке https://www.facebook.com/groups/904597872912469/
В дополнение к статье просмотрите видео на тему о том, как правильно составлять чек-листы:
