Начну эту тему с моего личного примера. Однажды меня пригласили консультантом по маркетингу на одно предприятие, неожиданно резко оказавшееся в кризисе. Это было в годы, когда в России кризиса еще не было, поэтому было удивительно, что стагнировать начал завод, производящий продукты ежедневного питания. Когда я начала наблюдать за происходящим, все стало понятно. Один из учредителей решил стать директором комбината, и своей харизмой просто душил профессионалов-производственников. Свою роль он видел в проведении ежедневных планерок. Причем длились они по 2-3 часа, и выматывали всех умственно, морально, энергетически, так как приходилось отвечать на вопросы типа «Ну так придумайте мне восемь вариантов выхода на прибыль! И прямо сейчас, я вас слушаю!» Рабочий день руководящего состава имел такую структуру: 7.00 – начало рабочего дня, настраиваемся на планерку, трясемся и волнуемся, 10.00 – начало планерки, 13.00 – окончание планерки, до 13.10 обед, до 15.00 – отходим морально от планерки, и до 16.00, до конца рабочего дня – готовим цифры для завтрашней планерки. Интересно, почему месяц от месяца убытки пищевого комбината становились все больше? Потому что первое лицо компании занимался не планированием, а самолюбованием в роли директора.
Итак, на этом ярчайшем примере видно, что неправильный подход к организации совещания способен разрушить даже самое успешное предприятие. Есть определенные правила проведения планерок, в том числе и ежедневных. У каждого успешного руководителя есть свои правила, которые добавляются к академическим. Правила могут быть разными, но одна – цель этих мероприятий. Это повышение продуктивности, прибыли, эффективности работы. Они должны двигать производственный процесс, а не тормозить. Если вы только начинаете проводить совещания, то начните с изучения опыта успешных руководителей из своего окружения или по книгам и интервью в прессе.
Совещания проводятся только в том случае, если без них никак не обойтись
Сбор первых лиц компании должен проводиться только в том случае, если без совещания совсем никак не обойтись. Напишите на бумаге, какие тезисы вы хотели довести до сведения участников, подумайте, требуют ли они высказывания мнений всех собравшихся, или это просто информация, которую надо знать каждому.
Если первое – то старайтесь свести число тех, кто будет высказываться, к минимуму, чтобы не затягивать совещание. То есть давайте слово для обсуждения только тем, чье мнение действительно имеет вес, и оно будет полезно для производственной стратегии. И четко следите за временем, резюмируйте кратко, только по делу.
Если же все, что вы написали, относится к информации, которую надо просто сообщить, то не собирайте совещание, оформите ее в виде инструкции, разошлите по корпоративной почте, как вам удобнее, главное, чтобы человек мог прочитать это, когда ему удобно. Обозначьте дату и время, до которого можно прочесть информацию, и начало выполнения. И не забывайте про последующий контроль выполнения изложенных указаний.
Еще один нюанс. Опытные управленцы настоятельно не рекомендуют собирать совещания, если вам необходимо указать на нерадивость поведения какого-либо сотрудника. Общее собрание ради плохо работающего человека – не допустимо, это трата времени на то, чего вообще не должно быть в вашей работе. Поговорите с глазу на глаз с работником, если он не поймет и не изменится, то увольняйте.
Вот примерный план собрания, где требуется обсудить проблему: 10 минут вводная часть, озвучивание проблемы и задачи – что надо сформулировать и решить в ходе совещания, 15 минут – выслушиваем пожелания и мысли сотрудников, которые приглашены на совещание, 10 минут – обсуждение и поиск компромисса, 5 минут – назначение ответственного за реализацию решения, обозначение схемы выполнения, включая организационные и финансовые вопросы.
Определите формат совещания
Важно перед тем, как назначить дату и время совещания, определить в каком формате оно будет проведено. Возможно, это будет обсуждение и установка общего решения, а, может, нужен большой мозговой штурм, или это отчет с последующей разработкой стратегии. Форма проведения собрания зависит от цели. Итак, начинаем опять-таки с конца. Берите бумагу и пишите, что конкретно вы хотите получить в итоге совещания. В зависимости от конечной задачи вы определите состав участников совещания, форму проведения, место, время.
Виды совещаний
Планерка – цель ее обмен информацией и корректировка общих действий. Вопросы – какая на данный момент решается задача, на каком этапе решение, когда будет результат, что для этого требуется, какая помощь.
Идеологическое совещание – цель ее похвала, воодушевление персонала, указание на ошибки и порицание нерадивых, если это крайне необходимо. Чаще всего такие собрания проводятся в начале новых проектов, перед праздниками для премирования, в конце года для отчета и чтобы отметить успехи и лучших сотрудников.
Проблемное совещание – цель решение проблемы. Его характеризует тщательная подготовка, рождение путей решения, принятие стратегии на определенное время.
Учебное совещание – цель обучение определенных сотрудников небольшой теме, укладывающейся в рамки совещания. Эти по сути небольшой тренинг, доклад делает или самый опытный сотрудник или приглашенный тренер. По итогам рекомендуется провести проверку усвоения материала.
Экстренное собрание – целью его является срочное принятие мер и установление контроля ситуации. В ходе такого совещания ищется выход из негативной угрожающей предприятию ситуации, по времени не затягивается, быстро ищутся пути нивелирования последствий, распределяются роли при выполнении микро-задач, назначаются ответственные и способы контроля.
Примите график проведения совещаний
В любой работе возникают ситуации, когда необходимо провести экстренные совещания. Кроме них, проводятся и плановые общие планерки. И вот как раз для плановых надо принять решение – как часто и когда они будут проводиться. К примеру, по вторникам, в 14.00. Или каждый второй и четвертый вторник. Даты согласовываются с участниками, они будут зависеть от специфики работы сотрудников.
План решает все
Перед совещанием напишите подробный план ведения, так как именно вы, руководитель, будете четко следить, чтобы все было подчинено единой цели, чтобы ничего не отвлекало от главной задачи. В любом случае, чтобы было легче планировать, запомните, что все в совещании должно быть по классической схеме, на которой строится все в этом мире: завязка, развитие, кульминация и развязка, а также необходимо – чтобы все поняли мораль всей басни (совещания).
Первый шаг вашего плана – подготовка пояснительной записки. Она может быть озвучена в первой части совещания, как вводная часть, а можно послать ее всем по корпоративной почте или довести до сведения участников совещания любым другим способом. В пояснительной записке озвучивается проблема, ради решения которой все собираются, описывается система работы, которая была ранее и привела к возникновению проблемы, примеры негативного проявления проблемы, факты, цифры, мысли руководителя по этому поводу, то есть ваши мысли, и обозначение даты и времени совещания, необходимость быть готовым озвучить свои варианты решения проблемы.
Второй шаг плана – проведение самого собрания: выслушиваете всех собравшихся, обсуждаете каждое мнение по регламенту, отклоняете ненужные варианты, разрабатываете подробно понравившиеся.
Третий шаг – назначенное ответственное лицо разрабатывает управленческое и финансовое обоснование принятого к работе варианта решения проблемы.
Четвертый шаг – повторный сбор, утверждение принятого решения.
Пятый шаг – сбор всего коллектива, презентация новой системы, изменений и пр. Это в большей степени идеологическое собрание, на котором надо увлечь коллектив и подвигнуть сотрудников на качественное выполнение работы.
Непосредственно подготовка
К совещанию необходимо готовиться. Его проведение только тогда будет эффективным (кратким и результативным), когда оно хорошо подготовлено.
Конечно, начало зависит лично от вас, так как вы будете готовить пояснительную записку. Позаботьтесь, чтобы ее текст как можно более полно раскрывал проблему. Причем постарайтесь изложить свои мысли последовательно, четко, без путаницы. Используйте схемы, блоки с текстом и стрелками. Хорошо понимаются цифры с пояснениями. Не допускайте, чтобы ваши мысли прыгали от одного к другому. Схема изложения проблемы: причины, факты, последствия. Эмоции и личные внутренние ощущения в принципе никому не нужны, и делу они пользы не принесут. Не спешите, подумайте, потратьте на пояснительную записку столько времени, сколько нужно, не пишите ее на бегу, между делами. Также решите, как вы пошлете эту записку участникам будущего совещания, чтобы им было удобно, чтобы у них было время подумать и поработать с темой.
В ходе совещания должен вестись протокол, выделите для этого специального человека, который будет только механически записывать, кто и что говорит, без купюр и личных фантазий – что хотел сказать выступающий. После совещания этот человек должен напечатать протокол и довести его до сведения всех участников.
Само совещание – это всего лишь одна из частей работы над проблемой. Будьте готовы к тому, что придется выслушать не только «умные», но и «особенные» мнения. Не допускайте насмешек, издевок, давайте высказаться всем. Помните, гениальные решения очень часто рождаются из абсурдных на первый взгляд идей.
Удачных вам совещаний, оперативных и продуктивных!
Е. Щугорева
Елена Щугорева — консультант по бизнесу, тренер по ораторскому искусству и технике речи, руководитель он-лайн школы «Оратор мастер». С ней можно связаться по электронной почте shugoreva@mail.ru или через группу в Фейсбуке https://www.facebook.com/groups/904597872912469/, Skype: lennik31vfhnf
