Конкурентные переговоры – это вид торгов, которые имеют несколько отличительных особенностей. Практически каждая компания, стремящаяся снизить свои расходы, принимает участие в торгах. На сегодняшний день активно развиваются электронные торги на различных электронных площадках, в том числе и государственные торги, которые считаются наиболее выгодными и гарантирующими постоянные и стабильные заказы. Если компания ищет поставщиков сырья, комплектующих, запасных частей и прочего, то участие в торгах может обещать очень выгодные покупки.
Однако все торги, как электронные, так и реальные, требуют довольно большого объема времени. Это подготовка к торгам – сбор документов, технических, финансовых, юридических, предоставление гарантий и многое другое. А если поставка по выгодной цене нужна в короткие сроки? Вот тогда и приходит на помощь такой инструмент, как конкурентные переговоры. Это своеобразный ускоренный вариант поиска поставщика на самых выгодных условиях.
Цели и порядок организации конкурентных переговоров
Итак, конкурентные переговоры – это способ найти поставщика товара или услуги в результате переговоров с различными компаниями (конкурентами). В результате таких переговоров выбираются наиболее выгодные условия, эффективные предложения, которые вносятся в условия контракта. Переговоры считаются состоявшимися, если нашлось минимум два участника, с победителем конкурентных переговоров заключается договор, чаще всего это происходит сразу же, после чего начинается работа. Ведь главная причина проведения конкурентных переговоров – нехватка времени на полноценные торги.
Иногда победителями таких переговоров становятся две или несколько компаний. Это происходит в том случае, если условия предлагаются примерно одинаковые, а объем требуемого сырья настолько велик, что одна компания быстро столько поставить не может. Кроме того, в результате таких переговоров отлично пополняется база поставщиков, и это позволяет и в будущем использовать момент конкуренции для получения более выгодной цены на необходимый товар или услугу.
На конкурентных переговорах выявляются не только ценовые уровни поставки, но и профессионализм поставщика, качество товара, обсуждаются условия доставки, сервисного обслуживания, удобство платежей, сроки, гарантии отсутствия пересортицы и многое другое. И именно из соотношения цены и всех перечисленных условий рождается правильное решение по выбору поставщика. Бизнесмены, как правило, народ опытный, и проводят выбор с учетом многих факторов, но начинающим настоятельно рекомендуем – сравнивайте не только цены, предложенные конкурентами, учитывайте все параметры предложений.
Многие экономисты считают конкурентные переговоры наименее эффективным средством поиска и выбора поставщика. Причин тому несколько. Во-первых, предприниматель самостоятельно приглашает участников переговоров с предложениями, используя собственные знакомства, связи, телефон и почту. Такие приглашения по сравнению с электронными торгами существенно проигрывают. Во-вторых, не всегда получается качественно проверить репутацию и документы всех участников. Участников электронных торгов проверяют целые системы и профессиональные команды, поэтому там больше гарантий полной законности сделки и выполнения будущим поставщиком всех условий контракта.
Два вида конкурентных переговоров
Конкурентные переговоры могут проводиться по одной из двух схем. Первая – когда на переговоры приглашаются все претенденты на заключение контракта одновременно. Сидя в одной комнате, конкуренты рассказывают организатору переговоров о своих выгодах, преимуществах.
Плюс таких переговоров в том, что конкуренты слышат, как коллеги скидывают цены, предлагают лучшие условия, и сами начинают существенно двигаться в цене и расширять зону обслуживания. Причем, происходит это практически в «режиме онлайн», то есть – сразу же. Не надо ждать, пока дойдет письмо, не надо давать подтверждение реальности выгодных предложений, конкуренты видят все своими глазами.
Минус таких переговоров в том, что раскрывается информация, которую организатор переговоров зачастую хотел бы сохранить в тайне, так как она носит сугубо коммерческий характер. Все также узнают победителя данных торгов, и сумму сделки, и сроки, так как договор заключается тут же, а его условия обсуждались при всех.
Второй вид конкурентных переговоров – последовательные. В этом случае в кабинет к заказчику заходят представители компаний по очереди, беседы проводятся при закрытых дверях, и впоследствии участникам озвучиваются итоги переговоров – каждому свое решение. В этом случае никто из конкурентов не представляет, чем закончились переговоры, с кем заключен контракт. Никто не знает, какие суммы были предложены, какими условиями будет сопровождаться сделка, никто не стремиться сбить цену, потому что просто не знает, а что же предложили конкуренты. Для того, чтобы стоимость все же обсуждалась конструктивно, организатор торгов устанавливает стартовую цену. Она служит ориентиром для снижения цены в дальнейшем, а с тем, кто предложит наиболее выгодные условия, заключается контракт, и опять-таки это происходит без присутствия конкурентов.
Случается, что ни один поставщик не заинтересовывает заказчика. В этом случае, если требуется экстренная закупка, выбирается наиболее приемлемый, хоть и не идеальный, вариант, но договор заключается на короткий срок, даже на разовую закупку. Если же сроки позволяют, то лучше всего выйти на большие электронные торги.
Еще один ход для конкурентных переговоров – окончательное решение не принимается сразу. Можно предложить претендентам на заключение договора в трехдневный срок (или любой другой) подготовить окончательное решение по предложенным условиям поставок. По этим письменным предложениям можно довольно просто выбрать своего поставщика. Но всегда помните, что такой способ торгов имеет многочисленные минусы, поэтому используйте конкурентные переговоры в исключительных экстренных случаях.
Как организовать конкурентные переговоры
Для того, чтобы начать организовывать конкурентные переговоры, необходимо определить четко – что вы предлагаете их участникам и изложить это в «Положении». Не знаете, как его писать, скачайте форму в интернете, наполните ее своими данными. Главное, четко понимайте, насколько грамотны ваши претенденты на контракт, понимают ли они, что такое конкурентные переговоры, что включает в себя пакет предложения, что такое отбор, приглашение, квалификационный анализ. Если вы не уверены, что приглашенные поймут все в точности, составьте в приглашении параграф «Основные понятия», по аналогии с полными договорами уважаемых компаний. Укажите в положении, на основании чего проводятся переговоры, это может быть решение директората, специально созданной комиссии и пр.
Начало сбора потенциальных поставщиков происходит по самым разным каналам. Звоните, пишите, извещайте своих знакомых, посылайте письма по электронке, ищите на профессиональных сайтах те компании, которые могут стать вашими поставщиками. В приглашении укажите тему торгов (переговоров), сроки предоставления заявки на участие, и способ ее подачи. Известите, когда пройдут сами переговоры, когда будет принято решение о выборе поставщика. Если оставляете за собой право отказать какой-либо компании в участии в переговорах, то заранее оговорите это в предложении или Положении.
Также в этих документах надо указать наименование объекта торгов (товар или услуга, что конкретно), надо указать все контактные данные организатора торгов, ФИО ответственного лица и лица принимающего решение. Сюда же вносят форму подачи заявки, указывают форму проведения переговоров, сроки выполнения заказа, поставки, информацию о предполагаемых финансовых объемах поставки, а также стартовая цена. Вся существенная информация, которая касается будущей сделки, вносится в Положение, которое становится главным документом будущих конкурентных переговоров. Добейтесь того, чтобы после его прочтения партнеры имели самое полное представление о будущем мероприятии, чтобы они представили его во всех деталях. Чем меньше у участников останется вопросов, тем эффективнее пройдут переговоры, не надо будет отвлекаться на разъяснения и устранение неточностей и ошибок.
После получения предложения конкуренты начинают собирать пакет документов и составлять свое предложение. В разных отраслях требуются различные основные документы. Если это продукты питания, то требуются санитарные сертификаты, если речь идет о строительстве объектов, то необходимы чертежи, допуски СРО и прочее. Все документы, собранные компанией, участвующей в переговорах, упаковываются в конверт и предоставляются в комиссию по рассмотрению заявок. Комиссия до начала переговоров должна проверить все данные, которые указали компании-претенденты. Без этой проверки выбор поставщика будет сопряжен с большим риском.
Для приведения всех претендентов в равные условия ограничьте участие компаний в переговорах только с одним предложением. Определите также единые формы подачи документов, при большом числе участников это существенно облегчит рассмотрение заявок и сократит сроки подготовки к переговорам.
Некоторые компании организуют во время переговоров видео или аудиозаписи. Если вы видите в этом необходимость, то делайте именно так. Но по-настоящему важно другое: все, что происходит на конкурентных переговорах, должно быть зафиксировано. Это необходимо и для самостоятельного просмотра при принятии окончательного решения, и для предоставления недовольным участникам переговоров, которые не получили право заключать контракт.
Как фиксировать ход переговоров – дело ваше, но секретарь с пишущей машинкой уже не являются показателем деловых возможностей компании. Поэтому установка видеокамеры будет оптимальным и недорогим решением. Запись звука организуется также очень легко, для этого достаточно пригласить любого звукооператора со своим оборудованием. А если вы считаете, что этот контракт представит вашу компанию в выгодном свете перед потребителями, используйте видео и аудиосъемку для производства информационных и рекламных сюжетов.
Е.Щугорева
Олег Тиньков о тактике переговоров:
