Опытные бизнесмены очень хорошо знают это понятие и довольно часто пользуются документом под названием «гарантийное письмо». Если вы только начинаете вести свой бизнес, то обязательно изучите эту информацию, она поможет вам ориентироваться в сложных процессах сотрудничества с многочисленными партнерами.
Ни для кого не секрет, что время от времени на пути каждого предпринимателя встречаются непорядочные покупатели, поставщики, исполнители работ или услуг. Если в ваших отношениях действует предоплата, то гарантийное письма может и не понадобится. Конечно, не с каждым партнером надо начинать общение с требования гарантийного письма. Если у вас есть служба безопасности, то ситуация намного упрощается. Ее специалисты перед каждой сделкой проверяют контрагентов, наводят подробные справки. Если же такой службы нет, то попросите будущего партнера назвать вам своих некоторых клиентов. Обзвоните их и спросите, насколько точно выполняются условия сделок. Кроме того, можно поинтересоваться о порядочности и платежеспособности партнера, с которым планируется сделка, у своих знакомых по профессиональной среде. И поставщики, и покупатели в определенной отрасли всегда одни и те же, поэтому их обязательно знают и другие ваши партнеры.
Если же одна из сторон все-таки нарушила обязательства по договору, то вторая сторона вправе начать выяснять с ней отношения в суде. Но в досудебных переговорах стороны могут заключить мировое соглашение, итогом которого станет гарантийное письмо. Поводом для предоставления гарантийного письма может быть и не предстоящий суд. Невыполненные обязательства по договору могут сразу же привести к переговорам, и чтобы пострадавшая сторона не обращалась в арбитраж, чтобы не применялись штрафные санкции, предоставляется гарантийное письмо. Чаше всего в нем говорится, что покупатель обязуется выполнить просроченные финансовые обязательства, к такому письму прилагается график погашения задолженности. Далее получатель письма следит, чтобы все сроки по письму соблюдались. Если же и они нарушаются, то мирового решения вопроса уже не получится, стороны встречаются в суде.
Правила написания гарантийного письма
Гарантийное письмо пишется по определенной форме, четких правил написания его не существует, применима вольная форма, но необходимо соблюдать некоторые правила. В гарантийном письме должны быть предоставлены гарантии, что все условия договора, намерения по нему, невыполненные действия – будут осуществлены в конкретные сроки. Обязательно указываются даты выполнения обязательств. Такое гарантийное письма может быть адресовано любому контрагенту – частному лицу или юридическому. Так же и составитель письма может быть любым – отдельное частное лицо или крупное предприятие.
В первой части письма указывается, что сторона сделки 1 гарантирует стороне сделки 2 полное выполнение неоказанных услуг или невыполненных работ, равно как и выполнение обязательств по оплате. В продолжение документа дается расшифровка, указывается, что конкретно будет выполнять вторая сторона, и что является предметом гарантии.
Начинается письмо со слов «Настоящим письмом гарантируем» или «ИП Иванов в лице…. гарантирует ИП Петров, что …». В заключении пишется «оплату гарантируем» или «своевременную оплату и выполнение услуг гарантируем». В конце письма обязательно ставится дата и подпись руководителя предприятия и второго должностного лица, в чьем непосредственном ведении находится вопрос, указанный в письме. Если речь идет о погашении долга, то подписывается главный бухгалтер или финансовый директор. Реквизиты предприятия, которое предоставляет гарантийное письмо, так же указываются в конце или в шапке письма, если оно пишется на фирменном бланке.
Предметом, по которому предоставляется гарантия, может быть оплата за работу, наиболее часто встречающаяся причина. Но причиной написания гарантийного письма может стать и срок выполнения работ или оказания услуг. В таком случае указываются причины невыполнения работ и другие сроки, которые реально могут быть соблюдены. Качество выполнения работ или предоставленного товара, пересортица в поставке – это важные пункты, которые также приходится указывать в гарантийном письме, и даже до начала выполнения условий договора. Если в договоре значится поставка товара, то в гарантийном письме могут указываться сроки поставки и параметры всей партии. Перечисление всех этих пунктов самым подробным образом и являются основным содержанием гарантийного письма.
Для того, чтобы письмо стало документом, оно должно быть написано грамотным юридическим языком. Даты, подписи, реквизиты сторон в нем должны присутствовать, как и в основном договоре. Кстати, ссылка на основной договор обязательна, то есть указывается его номер и дата подписания. Если не выполнены условия дополнительного соглашения к основному договору, то обязательно указывается номер и дата соглашения. В том случае, когда в гарантийном письме идет речь о выполнении финансовых обязательств, то необходим полностью указать реквизиты счета, по которому должна была пройти оплата.
Гарантийные письма предоставляются и для третьих лиц, довольно распространенный случай составления таких гарантийных писем – регистрация юридического лица любой формы. Для прохождения процедуры открытия необходимо предоставить юридический адрес и для этого достаточно гарантийного письма. Только с этим условием можно будет заключить договор аренды производственного помещения или офиса. Гарантийное письмо может быть документом для банка, в качестве подтверждения платежеспособности клиента. И без такого письма получить ссуду или кредит совершенно не реально.
Кроме грамотного юридического слога гарантийное письмо отличает предельная точность формулировок. Фразы письма не должны быть поняты двояко, в них должна быть ясность и прозрачность. Поэтому стройте простые фразы, желательно с указанием предстоящих фактов и действий со сроками.
Особенности написания письма об оплате долга
Это важный деловой документ, который содержит гарантию по оплате за выполненную работу или поставленный товар. Это своего рода обеспечение сделки, которое является документом, подтверждающим и будущую оплату, и сам факт наличия долга. Как показывает практика, наличие долга может просто отрицаться одной из сторон, если, к примеру, в основном договоре отсутствует одна из подписей. Поэтому следите за правильностью оформления документов и проверяйте своих контрагентов.
Гарантийное письмо по оплате долга, как и все другие виды, не имеет четкой юридической формы. Главное требование к такому письму – четкость, ясность, точное указание суммы долга, по какому договору образовалась задолженность, сроки возврата или график погашения всей суммы долга по частям, размеры этих частей. Также в гарантийном письме иногда указывают причины не оплаты по письму – экстренные или непредвиденные обстоятельства. Такие письма могут составляться от имени предприятия любой формы собственности, а также от частных лиц. То же самое можно сказать и об адресате, он может быть любым.
Гарантийное письмо по поводу факта оплаты – это важный документ, который предоставляется в качестве подтверждения факта оплаты. Но заметьте, что даже это письмо не гарантирует полного возврата долга, если должник – непорядочный и не дорожит собственной репутацией. Его наличие, конечно, обязательно в суде, но не для того, чтобы требовать деньги, для этого есть договор.
Гарантийное письмо подтверждает, что долг был, что должник совершал некие действия по отношению к нему, что признавал обязанность его вернуть. Лучше всего к такому письму приложить первичные документы, а если часть долга оплачена, то и акты, накладные, счета по прошедшим платежам.
Огромным преимуществом факта написания должником гарантийного письма является прерывание срока исковой давности. Это значит, что срок подачи заявления в суд у пострадавшей стороны будет увеличен. По Гражданскому Кодексу этот срок равен трем годам. Если должник нарушил свои обязательства, то претензию на него можно подать в течение трех лет. Если же должник предоставил гарантийное письмо по оплате, к примеру, через 3 месяца, то трехлетний срок подачи претензии начинается именно в этот момент. И каждый раз, когда будет предоставляться письмо, гарантийный срок будет продляться еще на три года. Следовательно, подать заявление в арбитражный суд можно в течение трех лет после факта предоставления последнего гарантийного письма.
Интересна судебная практика по рассмотрению гарантийных писем по оплате долга. Суд может принять его к сведению, а может и отклонить, как неправильно составленный документ, несмотря на отсутствие строгих правил написания письма. Суд может не устроить текст письма, условия, которые предлагает должник, они также должны соответствовать законам. Но в любом случае, не зависимо от того, примет суд к сведению данное письмо, или отклонить как свидетельство совершения сделки и обязанностей по долгу. Все эти гарантии дает только грамотно составленный договор.
Другие виды гарантийных писем
Довольно часто предприниматели также составляют гарантийное письмо поставки товара или оказания услуги. Юристы рекомендуют не ограничиваться приемом такого письма при совершении сделки, пусть оно будет, но только в качестве дополнения к основному договору. В письме поставки указываются условия будущей передачи товара от одного лица другому. При наличии накладных, проведенных по бухгалтерии, включенных в налоговый отчет, такое письмо будет принято судом, но отсутствие договора все-таки осложнит процедуру возвращения долга. Оформлять такое письмо лучше всего на фирменном бланке предприятия, в нем необходимо четко указывать реквизиты сторон, сроки поставки, количество товара по каждой позиции отдельно.
При открытии ООО в налоговую необходимо предоставлять гарантийное письмо потенциального арендодателя. Оно подтверждает намерение собственника арендовать помещение, это является доказательством, что будущее ООО – не однодневка.
Е.Щугорева
