Когда предприниматели открывают свое дело, не многие задумываются, что придется изучать смысл и тонкости такого дела, как инвентаризация. Но впоследствии, когда запас товара и сырья становится большим, приходится организовывать складское хозяйство. В него входят: помещение под склад с охранной системой и оборудованием, обученные сотрудники, транспорт, и хорошо отлаженный документооборот, учет и контроль движения товарно-материальных ценностей.
Что дает грамотное и регулярное проведение инвентаризаций? Для владельца ИП это, в первую очередь, возможность увидеть состояние и наличие ТМЦ. Ни для кого не секрет, что они могут нерационально использоваться, храниться не надлежащим образом, и просто банально разворовываться, как это ни печально. И вовремя принять меры по стабилизации положения очень важно, чтобы итоговая цифра полученной прибыли не страдала ни на копейку.
Поэтому лучше всего составить план проведения инвентаризаций, издать приказ о назначении комиссии, которая будет организовывать все мероприятия по инвентаризации. Среди членов комиссии назначается ответственный, он оформляет документацию, обеспечивает соблюдение всех требований установленных норм и законодательства в случае, если деятельность фирмы попадает под обязательную инвентаризацию.
В интернете вы найдете много предложений от консалтинговых фирм, которые могут взять всю эту деятельность на себя, вы только будете получать отчеты. Это экономически оправдано на больших предприятиях, а для индивидуальных предпринимателей лучше всего проводить инвентаризации самостоятельно.
Итак, инвентаризация – это состояние ТМЦ предприятия на данный момент. Если вы заинтересованы, то такие контрольные срезы можно проводить хоть раз в месяц. Как показывает практика, эффективность от мероприятий возникает при графике, который предполагает инвентаризации раз в квартал.
Ситуации, когда инвентаризация обязательна
В соответствии с законом, инвентаризация проводится обязательно при каждой смене руководителя. Если в вашем ИП есть управляющий, то при приеме на работу в его присутствии проводят проверку, и он принимает на себя ответственность за все имеющиеся в наличии на тот момент товарно-материальные ценности. В течение его работы проходят промежуточные регулярные инвентаризации по положению в компании, но перед увольнением такой контроль проводится обязательно, независимо от количества времени, которое прошло с момента последней проверки.
Если в фирме установлена коллективная материальная ответственность, то надо проводить инвентаризацию в случае увольнения более 50% ответственных сотрудников коллектива.
Но даже если у вас в компании все хорошо, по закону одна инвентаризация должна проходить не реже 1 раза в год перед моментом составления годового отчета для налоговой инспекции. Ведь самые точные данные для руководителя поступают из данных периодических инвентаризаций.
Инвентаризация проводится в обязательном порядке, если происходит передача имущества предприятия в аренду, если его покупают или продают. Если предприятие муниципальное, и происходит его преобразование, то также необходима инвентаризация. Также она проходит перед составлением годового отчета, при смене лиц, несущих материальную ответственность, при выявлении хищения, порчи товара или злоупотребления им. Если произошло стихийное бедствие, то проведение инвентаризации также обязательно.
Минусы инвентаризации
Минусы такого контроля явно проявляются в больших компаниях. Чтобы провести точное обследование ТМЦ, надо взять в аренду измерительное оборудование (весы) для каждого вида товаров. Также нанимаются специалисты, которые специализируются на этом виде проверок. Кроме того, занимается большая часть сотрудников бухгалтерии, а зачастую все ее сотрудники.
Также в инвентаризации принимают участие работники склада (складов), ответственные за ценности в определенных производственных участках. То есть отвлекается от основной деятельности большая часть коллектива, следовательно, приостанавливается работа на всем предприятии. Косвенное недополучение прибыли бывает очень существенным, что серьезно сказывается на общем финансовом состоянии предприятия.
Именно по этой причине услуги консалтинговых компаний пользуются популярностью, они дают возможность минимизировать упущенную прибыль. Еще один способ выхода из ситуации – проверка именно тех мест, которые вызывают сомнения, а также инвентаризация выборочная. Затраты на такие виды проверок намного меньше, эффективность остается высокой.
Такие виды инвентаризаций проводятся в случае поступления претензий от покупателей, проверяется только та партия, где обнаружен брак или недостача товара. На такие внеочередные инвентаризации руководитель пишет приказ, после всех мероприятий проводятся служебные проверки.
Подготовка к инвентаризационной проверке
Подготовка к инвентаризации начинается с создания комиссии, если она не определена приказом на год и более. В комиссии назначается руководитель и заместитель руководителя. В обязательном порядке в комиссию должен входить главный бухгалтер , начальники структурных подразделений и служб, в особенных случаях в них включаются представители общественных организаций и структур власти. Часто включают в состав комиссий по инвентаризации представителей и руководителей службы безопасности, технологов, логистов, если таковые имеются в компании.
Главное помнить об одном: если вы включаете N-ное количество людей в комиссию, то все они должны будут участвовать в инвентаризации. Отсутствие хотя бы одного из них влечет аннулирование результатов проверки. Поэтому слишком большое число членов комиссии не слишком рационально. Тщательно продумайте, кто будет проводить проверку и вписывайте тех, в ком вы уверены.
Состав комиссии отражается в распоряжении по форме ИНВ-22, вслед за ним – приказ о проведении инвентаризации. Эти документы регистрируются в Журнале учета и контроля выполнения приказов по форме ИНВ-23.
В функциональные обязанности комиссии входит работа по контролю в периоды между инвентаризациями, которая обеспечит точность и полноту данных об остатках на балансе предприятия, о запасах, о наличии и состоянии любого другого имущества фирмы. Отмечу, что инвентаризация отражает состояние и товаров, и денежных средств. Также комиссия должна распределить весь товар на группы и проводить учет с соблюдением этих границ. Соблюдение сроков проверки тоже входит в обязанности комиссии по инвентаризации.
Предприятие обязано предоставить в распоряжение комиссии на срок проведения мероприятия оборудование, документы, доступ к ТМЦ, то есть создать все условия для полного и быстрого совершения обследования. Результаты всех мероприятий заносятся в отчетно-учетную документацию текущего месяца, а готовые данные – в годовую бухгалтерскую отчетность.
Проведение мероприятий по учету ТМЦ
В процессе подготовки комиссии выдаются свежие приходно-расходные документы, отчеты о движении товара и денег. Они принимаются под роспись руководителя комиссии. Все ответственные за ТМЦ сдают свои отчеты о наличии на момент проведения проверки. Если предполагается взвешивание большого количества товара, то составляются отдельные весовые ведомости.
Основное требование к заполнению документов – четкость написания цифр, хорошей ручкой, без помарок и исправлений. Если надо изменить показания, то производится зачеркивание и проставление новых цифр, заверение их ответственным. Все строки, в которых показания отсутствуют, прочеркиваются, незаполненных строк не должно быть.
Ответственные лица в конце инвентаризации подписывают акты и подтверждают, что проверка была произведена, к комиссии претензии отсутствуют, все перечисленное имущества принимается ими на дальнейшее хранение. Если проверка идет несколько дней, то документы на ночь оставляют в сейфе или в опечатанном шкафу. Так же опечатываются помещения, где проводится инвентаризация.
Перемещение товара в процессе инвентаризации
Любое перемещение товара в процессе инвентаризации запрещено. Если такая необходимость все-таки возникает, то составляются отдельные приходные ведомости на товар, которые оформляют специально назначенные лица. В описи таких товаров заносится подробная информация о них – дата поступления, реквизиты поставщика, номер приходника с датой, количество товара, цена и пр. А на самом товаре (на упаковке) ставится заметная надпись «принято после инвентаризации».
Отпускается товар клиентам во время инвентаризации только по распоряжению директора или главного бухгалтера с составлением таких же документов. На товар наклеивается ярлык, а в ведомости отмечается количество отпущенного товара.
Документы для проведения инвентаризации
Если бухгалтер вашей фирмы никогда не проводил инвентаризацию самостоятельно, то в первый раз вам надо вместе изучить нижеперечисленные документы:
- Постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
- Приказ Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
- Постановление Госкомстата России от 27 марта 2000 г. № 26.
- Приказ Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов».
Можно воспользоваться сведениями из консультационных систем, из профессиональных журналов. А так же можно пригласить консультанта, который подскажет, как именно надо действовать в соответствии с изменениями в законодательстве. Стоить это будет дороже, но время сэкономит. И результат будет более корректным.
После инвентаризации
По окончании всех мероприятий по учету ТМЦ необходимо провести контрольный пересчет товара. По его итогам составляется акт, он подписывается всеми членами комиссии, в нем отражаются контрольные замеры товара. Завершающий акт обязательно прикладывается ко всем документам об инвентаризации.
И в завершении хочется отметить, что такие контрольно-учетные мероприятия очень полезны, ими пренебрегать не следует. «Фотография» ваших ТМЦ вам поможет выстроить грамотный стратегический план по дальнейшему развитию фирмы.
Е.Щугорева
