Научиться прогнозировать собственную прибыль очень важно. Во-первых, это будет определенной целью в течение какого-либо времени. Во-вторых, с планом легче ставить задачи для менеджеров по продажам. И главное – зная, сколько мы получим денег, мы можем планировать свои расходы. Так как же это делать?
Любому индивидуальному предпринимателю, как руководителю своего дела, своего коллектива, очень интересно «предсказывать» будущую прибыль, причем ничего мистического в этом процессе нет, только четкие и регламентированные способы и методы.
Причины необходимости планирования
Занимаясь планированием, предприниматель обеспечивает себе постоянную и стабильную прибыль. Схема продаж довольно проста, она накладывается на обычную психологию менеджеров по продажам. Специалист намечает некое количество сделок, на которые «бросает» все свои силы. Если не осуществлять контроль за этим процессом и не стимулировать продажи без перерывов на отдых (в разумных пределах), то поступления денег от покупателей будут идти не регулярно. А это значит, что будет потеряна часть прибыли.
После каждой большой серии сделок продажник стремится расслабиться, и не в его задачи входит регулярность продаж. А вот директор, хозяин предприятия, должен четко знать, какие сделки будут у всей фирмы сегодня, какие завтра, а какие через месяц.
Процесс планирования
Итак, для прогнозирования продаж необходимо выполнять несколько простых правил.
В первую очередь введите правило среди менеджеров по продажам – записывать всю историю сделки – от холодного звонка до перечисления денег за покупку на счет компании. В этом случае вы будете представлять, сколько сделок пройдет в ближайшее время, а сколько из них будет завершено только в следующем месяце. Если вы увидите, что планируемое количество сделок не обеспечит требуемую сумму прибыли, то вы должны оперативно принять меры по их увеличению. К примеру, можно стимулировать своих менеджеров, а можно провести акцию со скидками и подарками для покупателей.
Требуйте от менеджеров указывать все будущие сделки с суммой в конкретном выражении. То есть вам должны быть известны все данные покупателя, когда планируется сделка, на какую сумму в рублях, предпринимает ли ваш менеджер что-либо для ее увеличения. Если ваша работа предполагает длительный процесс подготовки сделок, то план может быть составлен на 2-3 месяца. Если сделки краткосрочные, то план будет в пределах 1 месяца.
Чтобы грамотно контролировать процесс и своевременно получать информацию о сделках, есть несколько технических приспособлений. С их помощью вы сможете в оперативном режиме получать всю информацию. Это программное обеспечение CRM (Система управления взаимоотношениями с клиентами, сокращение от англ. Customer Relationship Management), а так же наличие у каждого продавца планшетов, в которые установлены такие программы.
Кроме того, есть компании, которые в планшеты устанавливают навигаторы и системы слежения. С помощью этих гаджетов можно с точностью сказать, где был продавец, что делал, сколько времени пробыл у клиента и пр. Отношение к такой тотальной слежке может быть разное, но в разумных пределах такое ПО очень полезно.
Три вида сделок
Чтобы понять, какие из запланированных сделок принесут прибыль, а какие скорее всего закончатся ничем, надо поделить их на три вида. В первую категорию войдут легкие сделки, которые завершатся почти на 100% положительно. Второй вид – те, которые принесут доход с вероятностью 60-70%. Над этими сделками надо упорно работать, составлять планы встреч, разрабатывать дополнительные бонусы для клиентов. И третья категория сделок – совершенно невозможные, обреченные на провал. Ими занимаются только продажники высшего класса, или сам руководитель. В этом случае используются все имеющиеся знакомства и связи, если сделка удалась, это считается всеобщей победой конторы.
Так вот в план могут войти два первых виды сделок. Третий вид, как правило, приносит очень крупные суммы, они относятся по правилу Парето к тем самым 80-ти процентам, которые составляют финансовую основу компании. Но вероятность их довольно мала, поэтому к ним готовятся только самые лучшие менеджеры. В итоге такого планирования мы получим сумму, которая поступит на счет с большой долей вероятности.
Эта сумма у руководителя должна быть еще и для того, чтобы знать, кто из менеджеров сколько принесет денег. С помощью расклада можно составлять планы для каждого конкретного работника. Кроме того, с помощью текущей за месяц суммы вы составите без труда план на следующий месяц, и даже на несколько месяцев вперед. Это можно сделать после анализа, а так же с применением метода экстраполяции.
Определение влияния внешних факторов на прибыль
Если вы работаете и производите товар, следовательно, занимаетесь продажами более 6 месяцев, то обязательно начните для себя составлять график продаж. В двух координатных линиях стройте кривую продаж. Горизонтальная линия будет отражать месяцы (а можно и на недели разбить), вертикальная линия будет отображать рубли (количество получаемой прибыли).
Если у вас постоянный рост, или стабильные одинаковые продажи, или скачки в получаемых деньгах, то вы должны выявить закономерность. Или это сезонность, или время отпусков своих сотрудников, или поломка оборудования и замирание производства или все, что угодно.
Важно понять систему! Поэтому у вас должна родиться таблица с процентами возможных убытков по той или иной причине. К примеру, сезонность -10%, праздники +10%, заболел ведущий менеджер -5% и так далее. Отмечу, что речь идет об индивидуальных предпринимателях, а не о крупных предприятиях, в которых применение таких методов невозможно из-за великого множества причин скачков. У ИП их намного меньше, поэтому сделать анализ очень легко.
Если вы знаете, что в следующем месяце тот или иной фактор повлияет на работу, вы сможете откорректировать итоговую сумму поступлений за месяц. Точно так же можно считать прибыль и за квартал, и за год. Этот метод дает очень точные результаты, поэтому его использование стало очень популярным. Только многие не понимают, как правильно считать в этом случае.
Имейте в виду, что любая грамотная рекламная компания дает прибавку к прибыли 15% (минимум), акция — от 10% и выше, распродажа – от 30% и более. А если вы начинаете стимулировать продавцов, то более 10% добиться прибавки очень сложно. Ситуацию усложнит длительное время работы, то есть большой опыт менеджеров по продажам.
Синдром выгорания прибавкой 2-3 тысяч к зарплате не преодолеть. Но вот если сумма будет значительнее, а нематериальная мотивация будет продумана с психологической точки зрения, то вы сможете хорошо поднять продажи. Подумайте, что бы хотели получить в качестве бонуса за повышение продаж ваши самые сильные менеджеры. Поговорите с ними, и вам станут доступны все эти данные. После выяснения приоритетов вы можете планировать свою прибыль сразу на несколько месяцев.
ПО для учета
Легче всего вести планирование в обычной программе Exel, в ней можно как учитывать, так и высчитывать планируемые цифры. Кстати, много общаясь с бизнесменами, увидела, что программу эту знают далеко не все. Хотите хороший грамотный план? Есть отличный повод начать учиться!
Общие планерки, их роль в общем планировании
А вот теперь о сроках учета данных в вашей таблице или в CRM. Проверяйте текущие показатели каждую неделю. Подумайте, какой день у продажников менее загружен. И на него назначайте процесс заполнения отчетов, если вы еще не установили ежедневный учет. К примеру, каждый вторник ваши менеджеры заполняют отчеты, а в конце дня или на утро следующего проводится общая планерка, на котором руководитель обобщает итоги недели и раздает задания на следующую.
Если наметились проблемы у определенных менеджеров, вы сможете откорректировать ситуацию оперативно, вплоть до назначения ежедневных проверок. Один раз в месяц вы должны подводить итоги и собирать для их оглашения такую же планерку. Здесь надо и озвучивать планы на следующий месяц. Лучше это делать при всем коллективе, чтобы было понятно, кто делает основную часть прибыли, кто в отстающих, и что получает передовик (материально и не материально), и как наказывается отстающий.
Кроме применения всех этих способов, еще один совет. Не забывайте об инфляции! Чтобы сработать в ноль, вы должны показать повышение на 4-14%. 4 – официальный процент инфляции, доводимый до граждан государственными службами, а 14 – более менее реальный процент, который сообщают «неофициальные» источники в виде работающих бизнесменов и практиков-экономистов.
Самовоспитание и самоконтроль
Одна из проблем, которая может возникнуть у предпринимателя, когда он начнет вводить учет и контроль для налаживания процесса планирования, — сопротивление менеджеров, нежелание заниматься записями. Они, как правило, требуют, чтобы им дали заниматься работой, а писать им, конечно, некогда. Надо приложить большие усилия, чтобы заставить их вести регулярные записи, пока это не станет для них привычкой.
А на начальных этапах надо будет не столько заставлять менеджеров заниматься строгим учетом, сколько заставлять себя – проверять, проводить планерки, читать отчеты, анализировать их, делать выводы и корректировки. Это серьезная работа, но она приносит отличный результат. Это повышение продаж, их стабильность, регулярная требуемая прибыль, работа без «авралов», спокойствие в коллективе, отличная конкурентная здоровая атмосфера. А вот это и есть цель вашего бизнеса.
Прочитав эту статью, вы уже сможете написать список документов, которые вам потребуются для введения системы, а так же вы сможете составить схемы учета. А в остальном все будет зависеть только от вас. Удачи!
Е.Щугорева
В дополнение к статье — видео-урок на тему «Этапы планирования продаж».
