В практике индивидуального предпринимательства существует понятие «книга доходов и расходов ИП». Многих начинающих бизнесменов эти слова пугают, не говоря уже о выполнении обязанностей по ее ведению. Специалисты в области консалтинга, направленного на помощь в ведении предпринимательских дел, советуют не бояться данной обязанности, потому что на самом деле и процедура заполнения книги и ее регистрация в налоговой инспекции очень проста. Если говорить коротко, то книга доходов и расходов – это обычная тетрадь, в которую в порядке хронологии записываются все суммы расходов с указанием цели траты и суммы доходов с указанием источников поступления. Все хозяйственные операции должны заноситься в эту тетрадку, которая заводится 1 раз в определенный отчетный период.
Стоит отметить, что вести книгу доходов и расходов ИП надо только тем индивидуальным предпринимателям, которые работают по упрощенной системе налогообложения (УСН) по общей системе налогообложения (ОСНО). Те предприятия, которые работают по ЕНВД, не должны вести книгу учета расходов и доходов по той простой причине, что они платят в виде налога единую фиксированную сумму, которую определяют чиновники муниципалитетов. Эта сумма отражает возможную прибыль ИП и не зависит от понесенных расходов или полученных доходов.
Предприниматели, работающие по ЕНВД должны знать, что информацию об освобождении от обязанности вести книгу учета расходов и доходов можно найти в официальном письме Министерства Финансов РФ от 3.10.2006 года № 03-33-05/245. А в 2013 году был принят закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который разрешает не вести бухучет предпринимателям, работающим по УСН и ЕНВД.
Но многие, кто сидит на «вмененке», предпочитают также вести книгу учета расходов и доходов исключительно для себя, чтобы иметь ясную картину финансовых потоков на предприятии, чтобы контролировать, куда делись средства и что было приобретено. Этот факт говорит о том, что этот вид учета полезен для предпринимателей, что ведение книги вносит больше порядка в работу. Именно поэтому мы в этой статье подробно рассмотрим, как вести книгу учета доходов и расходов, как читать и какие можно делать выводы по информации, изложенной в ней.
Правила заполнения книги расходов и доходов
Итак, вы держите в руках книгу доходов и расходов. Это Приложение N 1 к приказу Минфина России от 22.10.2012 N 135н. Полное название документа — «КНИГА учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения». Чтобы правильно ее заполнять, надо соблюдать некоторые правила, которые изложены во втором документе под идентичным названием – «Порядок заполнения книги учета доходов и организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения». В этих правилах изложено все очень подробно и понятно, совершенно доступным языком, который поймет практически любой бухгалтер.
Следует только с вниманием прочитать и один раз выполнить на практике заполнение книги учета доходов и расходов, с первого раздела и до последнего. И впоследствии никаких вопросов возникать не будет. Кроме того, всегда помните, если индивидуальному предпринимателю совсем некому помочь при заполнении, и у него нет ни одного знакомого бухгалтера, то он всегда может получить консультацию в налоговой инспекции. Кто же вернее расскажет об этой процедуре, как не специалисты того органа, который эту книгу будет регистрировать, проверять и заверять.
Все операции (поступления и траты предприятия) заносятся в книгу в порядке хронологии. Но не в порядке дат фактического совершения сделок покупки или продажи, а в соответствии с датами, которые стоят на чеках товарном и кассовом, на накладных, то есть в момент поступления первичных документов в бухгалтерию. Именно в этот момент в книге учета делается запись о произошедшей операции.
Книга учета доходов и расходов должна заполняться на государственном языке нашей страны, то есть на русском, не смотря на присутствие второго языка местного населения, если он есть. Иногда появляется такая необходимость, присоединить к отчету бумаги, документы на иностранном языке. В этом случае к ним прилагается квалифицированный перевод, произведенный по всем правилам.
Не терпит книга доходов и расходов и расчетов в иностранной валюте. Все происходящие операции должны в ней регистрироваться только в российской валюте. Но если вдруг предприниматель совершил сделку в любой иностранной валюте, то деньги во всех прилагаемых документах должны быть переведены в рубли по курсу валют Центробанка Российской Федерации на день совершения сделки. И перевод валюты, и расчет в рублях должен прилагаться к документам.
Книга доходов и расходов заводится и заполняется один раз в отчетный период. Как только один период заканчивается, книга закрывается и сдается на проверку в налоговую. И с началом следующего отчетного налогового периода заводится новая книга доходов и расходов. Кстати, предприниматель может сам выбирать, в каком виде ему вести книгу. Можно заполнять ее на бумаге, с одновременным приложением всех первичных документов. А можно поступить еще проще – вести книгу в электронном виде. После окончания отчетного периода страницы книги распечатываются, прошиваются, заверяются и сдаются на проверку. Для электронного учета можно заполнять обычный файл Word или Excel, а можно воспользоваться в особом сервисе программы 1С Бухгалтерия, там есть очень удобные функции для ведения электронной книги учета доходов и расходов.
Следует отметить, что книга учета доходов и расходов – это совсем иное, нежели чем кассовая книга для ИП, не нужно их путать. Заполнение кассовой книги – отдельная тема, большая и серьезная.
Процедура сдачи книги в налоговую
Немного подробностей о бумажной книге. Перед тем, как начать ее вести, заполняется титульный лист, потом все страницы ее пронумеровываются, книга прошивается, на последней странице ставится печать индивидуального предпринимателя. На обложке концы прошивного шпагата приклеиваются квадратом бумаги, на которой указывается наименование ИП, количество прошитых листов, подпись предпринимателя, число, и печать. Потом вся книга заверяется специалистом налоговой инспекции.
Какой период считать отчетным периодом для ведения книги доходов и расходов, в Налоговом кодексе не оговаривается, поэтому предприниматель сам вправе выбирать, как часто он будет открывать новые книги и сдавать старые на проверку. Отчетным периодом может стать 1 год, как чаще всего и бывает. Но можно взять за отправную точку и квартал и полугодие.
Еще одно небольшое дополнение – некоторые налоговые требуют, чтобы на регистрацию им сдавали книгу и оставляли у них. Это, конечно, не совсем законно, но если такое требование возникло, то придется готовить 2 экземпляра книги, а первичные документы ксерокопировать. В налоговой при приеме и регистрации книги должны поставить штампы на каждом экземпляре.
Если предприниматель начинает вести книгу учета доходов и расходов в электронном виде, то нужно в обязательном порядке подготовить письмо-уведомление в налоговую о том, что вы будете вести учет ваших доходов и расходов с помощью компьютера. Образец письма можно взять в налоговой своего района. К такому письму может потребоваться копия уведомления о том, что возможно применения УСН.
Заполняем книгу
Титульный лист в книге учета доходов и расходов заполняется очень просто, для этого не надо обладать навыками бухгалтера. Здесь на самом верху пишется дата, когда заводится книга. Затем по порядку указываются все данные о предпринимателе. Это его фамилия, имя и отчество, полный номер налогоплательщика (ИНН), наименование объекта налогообложения в соответствии со статьей 346.14 Налогового кодекса Российской Федерации. Далее указывается единица измерения операций – рубли.
Остальные графы заполняются в строгом соответствии с подписями под строчками – адрес местонахождения индивидуального предприятия, номера расчетных и иных банковских счетов, реквизиты банка, где открыты счета. Прописывается здесь и дата выдачи уведомления о возможности применения УСН, и его номер. Сотрудник налоговой, который зарегистрировал книгу, должен поставить также подпись и число. Все, титульный лист можно считать оформленным.
Следующие страницы заполняются бухгалтером по ходу работы. Суммы, ошибочно поступившие на счет индивидуального предпринимателя, и возвращенные отправителю, в книгу вносить не нужно. Если же в книге были допущены ошибки, то неверные показатели исправляются, ставится дата исправлений и подпись ответственного лица. Если ошибка была допущена и не обнаружена бухгалтерией, то это влечет за собой штраф. Выявленная ошибка исправляется сотрудниками налоговой, происходит доначисление налога, он подлежит оплате. Вместе с этим выплачивается штраф в размере 20% от неуплаченной суммы. Если же инспектор усмотрит в ошибке умышленные действия для сокрытия доходов с целью уменьшения налога, то штраф составит 40%.
Многих предпринимателей интересует вопрос – надо ли заверять книгу в налоговой? 22 октября 2012 года вступил в действие Приказ Министерства Финансов №135н, по которому процедура заверения книги учета доходов и расходов отменена. Но это не отменяет необходимость ее ведения и регулярного заполнения. Утвердить книгу доходов и расходов надо индивидуальным предпринимателям до 30 апреля, то есть до последнего дня сдачи декларации. Лучше это делать заблаговременно, чтобы иметь возможность исправить ошибки в случае их обнаружения.
Е.Щугорева
О том же рассказывается в следующем видео:
Автор публикации
