Понятие «оптимизации» у многих предпринимателей вызывает самые разные чувства и эмоции: от непонимания до полного отрицания по причине того, что признать и исправить свои ошибки очень трудно, а особенно перед самим собой. Но как только бизнесмен начинает видеть, что оптимизация дает отличную экономию, и чистой прибыли становится все больше, он начинает заниматься этим направлением постоянно. Оптимизация бизнес-процессов может идти по самым разным направлениям, мы сегодня рассмотрим некоторые из них. Поняв принцип оптимизации, вы обязательно продолжите разработку мероприятий самостоятельно по своим уникальным направлениям, свойственным только вашему бизнесу.
Оптимизация затрат на производство
Если вы занимаетесь производством, а не перепродажей, то вам надо будет внимательно рассмотреть все ваши затраты на сырье. Какие моменты экономии могут быть? Стоимость на сырье варьируется иногда очень серьезно. Внимательно изучите качество сырья, может, именно для вашего производства и не нужно сырье высшего сорта, может, достаточно первого. Или есть такой вид, как «пересортица», это смесь нескольких видов сортов.
Изучите все предприятия, которые предлагают ваше сырье, свяжитесь с ними и возьмите прайс-листы. Затем внесите все эти данные в таблицу, где за графой «цена» будет идти графа «стоимость доставки». Если вам сырье привозит поставщик и утверждает, что цена за доставку такая же, как и в транспортных компаниях, то сделайте запрос в такую транспортную компанию, которая возит попутные грузы. Пусть ваш груз так и пойдет, а стоимость такой перевозки на 30-40% дешевле, чем доставка в один конец.
Подпишитесь в интернете на рассылки транспортных компаний и на новости специализированных бирж, которые торгуют вашим видом сырья. К примеру, есть биржи, торгующие мясом, строительными материалами, древесиной, продуктами питания и пр. Мне известны компании, которые на таких биржах устраивали аукционы на поставку больших партий товара, в результате даже с доставкой сырье выходило им в разы дешевле, хоть и везли его не из России, а из стран ближнего зарубежья.
Подробно останавливаться на преимуществе крупной поставки, я думаю, не надо. Скидка за покупку оптом иногда доходит до 30%. Получается, что легче взять кредит на год, купить на этот год сырья, а потом расплачиваться с банком, пользуясь дешевым сырьем. Здесь, сами понимаете, без основ экономических знаний вам не обойтись. Если воспользоваться факторинговыми предложениями банков, то можно позволить себе и кредит, и дешевое сырье.
Обязательно продумайте и четко оцените необходимость большой партии. Не надо сразу кидаться экономить и покупать большую партию товара. Есть такой момент, как моральное устаревание продукта. Однажды мы разбирали затраты одной пищевой компании. Они в целях экономии закупали этикетки на печенье рулонами на несколько миллионов рублей сразу. Экономия ведь налицо!
Но, когда аудиторы зашли на склад, то обнаружили остатков этикетки на сотни миллионов. Почему? Рынок на месте не стоит, форма, вид, вкус, состав продукции постоянно меняется. Закупленных этикеток хватило бы на 15 лет, а смена продукта произошла через 5 лет. Ну не едят уже сухое печенье в прежних объемах, на рынок пришли вкусные бисквиты с вареной сгущенкой. Печенье стали делать другое, а упаковка и этикетка осталась лежать на складе. Объемы убытков тогда потрясли собственников.
Поэтому всегда внимательно просчитывайте, сколько вам купить сырья, упаковки, этикетки, поддонов, ящиков, мешков, чтобы остатки были минимальные, а деньги лучше пустить в развитие, а не заставлять их пылиться на складе. Все хорошо в меру! Экономия тоже.
Оптимизация дебиторской и кредиторской задолженности
Здесь оптимизация тоже является, как говорится «палкой о двух концах». Дебиторская задолженность есть на любом современном предприятии. Если у вас есть клиенты, значит, есть и постоянные клиенты. А каждый постоянный клиент просит отсрочку платежа. И мы, чтобы его удержать и стимулировать его будущие покупки, предоставляем ему эту отсрочку. Так формируется дебиторка. Как сделать так, чтобы она была сведена к минимуму, и чтобы клиенты были довольны? Во-первых, посчитайте, сколько денег у вас в кредиторской задолженности. Фирма тогда живет нормально, когда кредиторка немного больше, чем дебеторка, и когда они не превышают 1/3 части от общего оборота компании. Эта формула проверена временем, следуйте ей и не ошибетесь. Вот на эту сумму вы можете предоставлять отсрочки. Во-вторых, не предоставляйте отсрочку на период, больший, чем 1 месяц. Лучше срок отсрочки определять таким способом. Вы продаете, к примеру, плиты перекрытия ЖБИ. Заказчик покупает у вас определенное количество плит. Он вносит предоплату 50%, а остальные 50% он платит при получении товара. Вот то время, когда вы изготавливаете плиты, и будет максимальным сроком отсрочки. В-третьих, ваш заказчик будет с удовольствием вносить при каждой покупке предоплату, если вы установите всем, кто работает по предоплате, скидку в размере 3%. Небольшая скидка, но в общем объеме очень приятная. Ею многие захотят воспользоваться, а вы сэкономите на арбитражных судах с должниками.
Когда вы будете выступать в роли покупателя, также требуйте отсрочку платежа. Она вам пригодится, чтобы наладить процесс продажи товара и расплачиваться с поставщиком деньгами от товара, а не изыскивать дополнительные средства на покупку товара. А если поставщик тоже предложит скидку за предоплату, то вы купите товар дешевле! Этот разговор к тому, что кредиторская задолженность у вас также должна быть и ее возможностями надо пользоваться. Сохранение этих двух видов задолженности на примерно одинаковом уровне позволит вам, хозяину, увидеть точный баланс доходов и расходов, правильно оценить общее финансовое движение предприятия.
Минимизация налогов
Этот пункт расписывать не имеет смысла, так как налогообложение зависит от многих причин – вида производства, местности, где ведется бизнес, от меняющегося с быстротой молнии законодательства. Одно могу сказать совершенно точно: вы можете сэкономить на количестве сторожей или уборщиц, даже на собственной секретарше, но на грамотном экономисте-бухгалтере экономить нельзя. Именно этот специалист может вам сохранить много денег на налогах. Иногда грамотные специалисты, обладая знаниями и держа «нос по ветру» в меняющемся мире, придумывают целые налоговые и производственные схемы, позволяющие уйти на совершенно законных основаниях (это особенно подчеркиваю!) от выплаты большей части налогов. Единственный нюанс: требуйте у экономиста подробных разъяснений и обоснования своих действий, подкрепленных распечатками правил, законов и пр. нормативных документов.
Оптимизация ценообразования
Ценообразование – тоже вопрос экономиста. Но для того, чтобы он приступил к расчету цены прилавочной, оптовой, себестоимости и отпускной цены с предприятия, надо обязательно дать ему ориентир рыночной цены. Открываете интернет, составляете список конкурентов, пишите все их цены на товары, подобные вашим. Это очень хорошо, если ваша себестоимость будет на 10-30% ниже, чем эти цены. Если нет, то вам надо будет подумать, как ее сократить.
Есть два подхода к ценообразованию нового продукта – делать сразу высокую цену, но давать бонусы, или делать низкую цену изначально, постепенно приучая к своему товару покупателей, а потом поднимать стоимость. Каждый из этих методов хорош, но тема эта огромна, что заслуживает отдельной статьи. Разные подходы требуют разной стратегии и разных ожиданий. Главное, помнить одно правило: разница между себестоимостью и отпускной ценой должна быть около 30%, тогда рентабельность будет высокой и вам не придется экономить на маркетинге и мероприятиях по продвижению.
Сокращение оплаты труда
Многие работодатели спорят, что лучше: экономить на оплате труда и держать много сотрудников или держать одного-двух профессионалов и платить им очень хорошую зарплату? Вот здесь финансовую выгоду можно понять, произведя два математических действия. Сложность этого вопроса совсем не в том, что дорого или дешево содержать работников. Дело в том, принесет ли вам экономию десяток дилетантов, которые могут еще и навредить своей невысокой грамотностью? А если сделать ставку на профессионалов, они это быстро поймут и будут требовать все больше и больше денег? А если этот профессионал заболеет, то все производство рухнет?
Один грамотный бизнесмен, мой знакомый, решил эту дилемму очень интересно, на мой взгляд. Он набирает 10 новичков и двоих профессионалов. Затем 5 новичков увольняются сами, потому что не выдерживают рабочего темпа, заданного профессионалами и более сообразительными коллегами. После этого каждому профессионалу достаются ученики из числа оставшихся новичков. Новичкам говорят, что их примут на работу с высокой зарплатой, надо только освоить профессию, а профессионалам говорят, что их ждет очень хорошая премия за каждого готового к работе новичка. Но все знают, что мест всего три. В результате новички тянутся за профессионалами, профессионалы их учат хорошо, но и занимаются саморазвитием и совершенствованием собственных навыков, потому что в спину им дышат молодые конкуренты. Из новичков выбираются трое. Один переходит на зарплату профессионала, еще двоим предлагают места в других отделах, близких по профилю, а профессионалы переходят в разряд «ассов», потому что они так же борются за свои места. Сложная тактика, но в результате производительность труда взлетает до небес!
И еще один способ сократить расходы на оплату труда. Постоянно следите за работниками, вплоть до установки видеофиксации, смотрите, кто бездельничает. В каждом коллективе попадаются люди, которые перестают напрягаться сразу же, как начальник отвернулся. Начинаются бесконечные разговоры и чаепития, а то и питие посерьезнее. Выявляйте лидеров такого движения любителей «поволынить» и безжалостно с ними прощайтесь. Увидите, что на эти ставки и брать то никого не нужно. Экономия будет стопроцентная!
Творческий подход к оптимизации
Послушайте одну байку!
В столовую требовались два мойщика посуды. Пришли туда 10 стажеров и принялись доказывать свое трудолюбие, мыли посуду до блеска. А один из них как ни возьмет тарелку в руки, так обязательно разобьет. Как ни положит вилки с ложками, так опрокинет весь лоток. Переколол половину столовской посуды! Настал день, когда хозяин должен был назвать имя того, кого он берет на работу. И называет его, самого неловкого. Его спрашивают – зачем? Он же принес столько убытков, он же совершенно не умеет мыть посуду! Да, — отвечает хозяин, поэтому он придумал посудомоечную машину.
Так вот и вы должны находить свои пути и методы оптимизации производства. Ведь в оптимизации заложен мощный рычаг вашего развития. И чем креативнее будут ваши решения, тем больше есть возможностей, что из ваших придумок родится «посудомоечная машина», которая принесет огромную прибыль вам и вашей фирме! Удачи вам в этом нелегком, но ужасно интересном деле!
В заключение видео-лекция «Оптимизация деятельности организации: прямые затраты, косвенные затраты, оптимизация выручки и структуры управления»
