В процессе работы каждому руководителю, а индивидуальный предприниматель — это в первую очередь руководитель своего небольшого предприятия, приходится много общаться с другими людьми. Также важно уметь собирать информацию для принятия решений, то есть получать сведения от работников. В этом вам пригодится умение слушать и выделять из речи других людей самое главное, то, что касается работы, отбрасывая эмоции и личные предвзятости.
Общаться вам придется не только в рамках своего предприятия, но и с внешними заинтересованными сторонами – представителями государственных структур, партнерами, поставщиками, общественными представителями, а так же с многочисленными клиентами. В этом процессе очень важно уметь грамотно и внятно излагать свои мысли, ставить задачи. Именно этим двум умениям — слушать и говорить — мы и посвятим эту и следующую статьи.
Как научиться говорить
Если вам предстоит публичное выступление, то важно правильно к нему подготовиться. Выступать – это не всегда означает говорить с трибуны перед полным залом народа. Это может быть и всего два человека, от которых зависит, получите ли вы выгодный контракт, это может быть группа клиентов, которые могут совершить выгодную для вас покупку.
Этапы подготовки к публичному выступлению
1. Напишите план выступления. В спокойной обстановке на бумаге изложите все, что вы хотели бы сказать слушателям. Исходите из того, что вам надо донести до них, будьте краткими, но не пропускайте существенные моменты. Помните, вашим слушателям надо узнать самое главное, и это должно им быть жизненно интересно. Поэтому вначале четко определите цель вашего выступления: я хочу убедить людей в том, что они получат экономическую выгоду от работы с моей фирмой, я хочу рассказать о том, какие бытовые удобства они получат от покупки моего товара и пр.
Затем изложите свои аргументы в виде плана. По каждому пункту составьте свой мини-план, в котором должны быть цифры, расчеты и выкладки из исследований (даже из ваших личных), которые являются фактами, а не эмоциональными возвышенными фразами. Именно факты внушают наибольшее доверие к вашей речи.
Тщательно продумайте структуру публичного выступления, сколько минут займет каждый пункт плана. Помните, что человек не может слушать внимательно более 10-15 минут, а чаще всего внимание сохраняется в течение 5 минут. Если выше публичное выступление сопровождается показом (слайдов, презентации, образцов продукции, демонстрацией товара в действии), то это только украсит вашу речь и сделает внимание слушателей многоплоскостным, что позволит все это лучше запомнить.
В плане не должно быть более 5 пунктов, если их получилось больше, то расположите их таким образом, чтобы от самых важных вы переходили к менее важным. Это позволит в случае жесткого ограничения по времени отказаться от изложения последних без ущерба основной речи.
2. Представьте себе свою будущую аудиторию. Постарайтесь поставить себя на место слушателей. Подумайте, а что бы интересно было бы слушать им? Что бы понравилось вашей публике? Именно эти пункты речи и постарайтесь оставить в плане, а менее интересные уберите, лучше сделайте упор на важную для слушателей информацию. Для этого еще можно попытаться найти общие черты в вашей цели и в цели ваших слушателей. Если в них есть идентичные моменты, то смело используйте их и акцентируйте внимание именно на них.
3. Если у вас сложилась такая ситуация, что вам надо выступать с кем-то вдвоем, втроем, то план просто необходим, как воздух. Вы должны распределить пункты плана выступления между всеми выступающими, чтобы избежать повторения, этим использовать время выступления максимально с пользой. Вы можете рассказать об основных деталях сделки, финансовый директор – о способах оплаты, а технолог о новинках технологий, рецептур, что сделало ваш товар уникальным. Если все трое начнут говорить об этом «вообще», то толку будет меньше, а времени уйдет в три раза больше. Главное – публика уснет на втором выступающем и цель достигнута не будет.
4. Подготовьте заранее аудиторию, где будет проходить выступление. Если это комната переговоров, то проверьте исправность проектора, наличие доски и мела или маркера, приспособления для очистки доски, если рисунков будет много, чтобы вы рукой не стирали надписи. Это выглядит непрофессионально и только повеселит слушателей, мешая им понять суть информации. Если вам нужны компьютеры, то включите их, что не тратить на это время потом. Так же положите перед каждым слушателем бумагу и ручку, на случай возникновения необходимости что-то записать. Рядом положите вашу личную визитку, а вдруг надо будет после выступления позвонить вам и задать дополнительные вопросы. Так же хорошее настроение поможет создать чистота в кабинете, вода и стаканы на столе, неброские, но ухоженные цветы, если есть таковые.
И еще очень важный момент: если вы назначили выступление на 9 часов, то начинайте в 2 минуты десятого и не позже. Если ваши партнеры опаздывают, то подумайте, нужны ли вам такие партнеры, если это ваши сотрудники, то это будет проявлением к ним уважения. А если важные слушатели пришли намного раньше, то подайте им кофе или чай с бутербродами, но предпочтительнее будет не начинать встречу раньше, чем назначено. Это так же проявление ваших высших деловых качеств.
Процесс выступления
1. Проведя такую подготовительную работу, вы уже придали важность предстоящему выступлению. Поэтому нет ничего удивительного в том, что вы разволнуетесь. Это совершенно нормальная человеческая реакция. Тот человек, который не волнуется, или умело это скрывает, или ему совершенно наплевать на исход встречи. Научиться скрывать свое волнение с самого начала приобретения опыта выступлений невозможно. Это придет со временем. Но успокоиться все же надо. Принимать валерьянку совершенно не обязательно. Вот несколько приемов.
Вы должны быть полностью уверены в успехе вашего выступления. Скажите несколько раз себе такую фразу: «Я спокоен, потому что я выступаю блестяще, я свободно владею всей информацией, меня все любят, мой голос звучит, как песня, все любят слушать, как я говорю!» Это не только успокоит вас, но и привлечет к вам позитивную энергетику, что поможет настроить слушателей на позитивное восприятие.
Если у вас есть привычка говорить быстро, то надо ее искоренять. Никогда ее ни один тараторящий выступающий не привлек внимание публики, такие только вызывают минимум улыбки, а максимум раздражение и прекращение встречи. Поэтому старайтесь говорить спокойно и медленно, останавливаясь на ключевых моментах, и выделяя их голосом (к примеру, немного громче).
2. Удерживайте внимание слушателей, задавайте им вопросы, на которые надо ответить вслух, вовлекайте аудиторию в диалог. Уже давно замечено, что если человек говорит тихо, то к нему начинают прислушиваться, перестают издавать посторонние звуки, стараясь обеспечить тишину. Используйте этот момент. Если почувствуете, что внимание рассеялось, то начните говорить тихо, посмотрите на реакцию аудитории. Если это не совсем сработало, то сделайте паузу, замолчите на две-три секунды… а потом начните громким четким голосом новую фразу. Увидите, что такое резкое изменение громкости вашего голоса сразу привлечет внимание всех слушателей.
Заранее подготовьтесь к тому, что вас не будут слушать (это, конечно, самый крайний и практически нереальный, случай), придумайте ряд вопросов для аудитории, на которые им понравится отвечать, которые затрагивают самые важные стороны их жизни. К примеру, на встрече с партнерами можно спрашивать, а какую прибыль они хотели бы получить от сделки, как должен выглядеть товар, как им хотелось бы видеть доставку и пр. Отвечая на эти вопросы, вы как раз и изложите все пункты вашего предложения им сделки.
Если это ваш коллектив и вы говорите об увеличении рабочего времени, то задавайте вопросы о денежной компенсации переработки, о доставке служебным транспортом на место работы в выходные и пр. Ответы эти вам очень важны, потому что они подводят аудиторию к тем выводам, которые вам и нужны. Фактически вы используете прием, когда ведомый считает, что это не ведущий придумал такой ход, а он сам. Это самый ценный результат вашего выступления.
3. В начале вашего выступления объясните аудитории, что вы намерены обсуждать, кратко изложите свою цель, определите хронометраж своего выступления и прений, то есть ответов на дополнительные вопросы. Это есть проявление уважения к публике, особенно, если вы потом выполните все свои обещания по теме и по времени.
4. Далее можно переходить к основным пунктам вашего плана, излагайте их четко и логично, иллюстрируя теми способами, которые вы подготовили. Не забывайте, что слушатели должны видеть вашу заинтересованность, вы должны говорить открыто, с душой, вдохновенно. Если вы будете бубнить себе под нос всю информацию, думая только о том, когда же эта пытка кончится и вы уйдете домой на свой диван, то и воспримут вас точно так же – слушатели будут мечтать, когда же вы закончите говорить, чтобы уйти домой или по своим делам. Результата встречи вы не достигнете.
Вот одно простое упражнение, которое может легко добавить вам блеска в глазах и заставит слушать вас очень внимательно. Вспомните, что вы чувствовали, когда влюбились. Влюбленность как раз и придает нужный нам градус при произнесении речи. Вспомните это состояние, как вы все время искренне улыбались, как пело ваше сердце, хотелось любить всех на свете и чтобы все были счастливы так же, как и вы.
Конечно, если все это показать внешне перед публикой, то выступающего просто примут за сумасшедшего. Надо все это уменьшить раза в два, «надеть» на себя легкую улыбку и придать блеска глазам, и говорить так увлеченно, что слушатели тоже увлекутся. На эти 15 минут постарайтесь хоть немного полюбить всех тех, кто вас слушает, так, как хотелось любить весь мир во время настоящей влюбленности. Любой человек почувствует эти флюиды, идущие не только от вашего мозга, ума, но и от вашего сердца, души. Это вызовет доверие, желание ответить вам тем же. А как же можно ответить? Конечно, слушая вас внимательно и потом сделать все то, о чем вы просите.
Вот такое ораторство является по-настоящему искусством. Не обязательно в этот момент кричать, размахивать руками, вращать глазами. Надо, чтобы от сердца шло чувство добра, благожелательности. Тогда вы сможете завладеть аудиторией и настроить ее на то, что вам нужно.
5. В конце речи надо обязательно подвести итог всему, о чем вы говорили. То есть, дать четкий план действий людям. Они же прониклись вашей идеей, теперь им надо подсказать, как действовать. «Подписываем договор, господа, и наши компании продолжат свой путь к процветанию!» — очень хорошее завершение выступления.
6. Далее вам, скорее всего, придется ответить на вопросы скептиков. Не теряйте владения аудиторией, повторите какие-то моменты, дополните и расширьте их, если того требует вопрос. Но не забывайте проговаривать ключевую фразу: «Вам будет предложено это и это, после этого вы поимеете столько-то и столько-то, но сначала надо заключить договор».
Таковы основные моменты, определяющие мастерство публичного выступления. Конечно, на практике их окажется намного больше, и они будут очень разнообразны. Со временем вы приобретете большой опыт в этом вопросе. Но, каким бы вы профессионалом ни стали, никогда не пробрасывайте основные моменты: подготовка, овладение аудиторией, четкое изложение всех пунктов плана, подведение итога, ответы на вопросы. И тогда практически каждое ваше выступление будет заканчиваться полным успехом.
