Если индивидуальный предприниматель развивает свое дело и начинает прием сотрудников, то ему придется оформить на каждого работника полное личное дело. Конечно, делать это должны профессиональные кадровые работники. Но не каждый предприниматель, особенно на начальном этапе развития, может позволить себе такую роскошь – принять на работу кадровика, особенно, если работает 3-5 человек на предприятии. Поэтому каждый индивидуальный предприниматель должен знать, как оформить все документы на своих работников, чтобы не иметь проблем с трудовой инспекцией.
Кроме проверок вышеназванной инспекции вас может подстерегать и еще одна опасность в случае неграмотно составленной документации. Представьте себе, что принятый на работу сотрудник начал лениться, или злоупотреблять алкоголем, или начал всем хамить, или срывает постоянно производственный процесс. Вы, как хозяин и директор, начинаете процесс увольнения. Пишите приказ на увольнение по статье, или договариваетесь с сотрудником, что он напишет заявление по собственному желанию.
Проходит некоторое время, две-три недели. И тут к вам приходит повестка в суд, вас приглашают на судебное разбирательство по иску этого самого бывшего сотрудника в отношении незаконного увольнения его с работы. По закону, если суд докажет, что вы уволили его с нарушениями, вы не только восстановите его на работе, но и оплатите ему вынужденный прогул, то есть те самые две-три недели, пока он отдыхал дома и писал заявление в суд. Вы должны предоставить суду доказательства того, что ваш сотрудник постоянно нарушал трудовую дисциплину, саботировал работу. А если у вас не оформлены документы на сотрудника и не собраны в его личном деле, как вы это сделаете?
Если ваш сотрудник был близок к вам и знал, что документация не ведется правильно и в полном объеме, то он не только пойдет в суд за восстановлением на работе, но еще и потребует оплаты морального ущерба за страдания, которые вы ему принесли, лишив любимой и желанной работы. Не хотите попасть в такую ситуацию? Тогда запоминайте, что надо делать для правильного ведения всех документов работников.
Кстати, это не потребует много времени. Если у вас менее 50 сотрудников, то на документы у вас уйдет менее 5 часов в месяц (конечно, если у вас нет текучки и вы не увольняете по 10 человек в день).
Что такое личное дело сотрудника
Личное дело – это комплект документов, в которых содержатся все сведения о сотруднике, о его работе в данной организации, отражены все этапы трудовой деятельности, и все документы должны быть заверены двумя сторонами – работодателем и работником. Не забывайте этот факт – каждый документ, каждая ксерокопия должна иметь подпись работника. Иначе – вспомните приведенный пример!
Итак, работник приходит устраиваться на работу, он приносит вам свое резюме. Вы должны понимать, что если человек не потрудился написать вам грамотное резюме, то не очень-то он заинтересован в работе. Поставьте себя на место работника и представьте, что вы очень хотите устроиться на работу. Вы хотите поразить своими навыками работодателя, за дверью которого стоит еще пять таких, как вы. Неужели вы напишите резюме левой ногой? Нет, вы подойдете к этому делу ответственно.
Поэтому вы должны увидеть грамотное резюме. В нем должны быть четко указаны специальность, образование, все предыдущие места работы и функции, которые сотрудник выполнял на каждом рабочем месте. Кстати, не пугайтесь, если каждые 2-3 года человек меняет работу. Главное, чтобы он рос по карьерной и зарплатной лестнице.
После получения грамотного резюме, в случае, когда оно вас устроило, вы даете согласие на устройство на работу, и работник пишет заявление на прием на работу. Шапку заявления работник напишет без труда, а вот в самом тексте есть нюансы. Смотрите, чтобы они были соблюдены. Писать надо так: «Прошу принять меня на работу в качестве старшего дворника с 1 января 2013 года с окладом согласно штатного расписания». Если штатного расписания нет, то надо его создать, а в заявлении тогда эту фразу писать не надо.
В углу заявления вы пишите резолюцию – принять, дата, подпись. На основании этого заявления вы пишете приказ о приеме на работу, где уже четко указываете должность и оклад работника. Премии и надбавки в приказе не указываются, они описываются в положении о премировании или в приложениях к штатному расписанию. После того, как приказ готов, вы даете его на ознакомление сотруднику, и он пишет на нем: «Ознакомлен. Число. Подпись».
Порядок ведения личных дел
В этот момент надо создать личное дело сотрудника. Для этого берется обычная папка-скоросшиватель, на обложке пишете ФИО сотрудника. Если у вас есть дополнительные средства, то купите в магазине специальные папки. В папку с самого начала помещаются резюме, заявление, копия приказа о приеме на работу. Если сотрудник проходил тестирование при собеседовании, то его результаты тоже подшиваются в личное дело.
Первая группа документов
Все эти документы относятся к первой группе, которая оформляется при приеме на работу. Так же в нее должны войти анкета или автобиография, или и то, и другое. Автобиография пишется работником ручкой в момент сдачи документов. Так же работник приносит копии всех документов об образовании. Это диплом училища, института, документ об окончании аспирантуры, курсов дополнительного образования, повышения квалификации и пр. Попросите принести работника рекомендации и характеристику с прежнего места работы, но это необязательные документы.
А вот медицинская справка обязательна. Прочитайте ее внимательно, если у работника обязанности будут связаны со специфическими действиями. Если вы не увидите хронический остеохондроз, а через год работник, работа которого требует постоянного сидения, да еще и на неудобном стуле, обнаружит это официально, то вы будете ему компенсировать потерю здоровья. Требуйте реального прохождения медкомиссии, заключите договор с поликлиникой. Если у работника есть семья, то нужен документ о заключении брака, свидетельства о рождении детей. Так же заполняется типовая личная карточка, которую можно скачать в интернете или найти в 1С.
Что надо помещать в личное дело в течение трудовой деятельности сотрудника
Первое, что отмечается в личном деле, в личной карточке, это ежегодные отпуска, дата начала и дата окончания. Помните, что предоставление отпуска в течение 28 (31 в особых случаях) календарных дней, является требованием закона и карается крупными штрафами в соответствие с этим же законом. Компенсацией заменять отпуск нельзя!
Так же в течение трудовой деятельности в личное дело должны заноситься все копии приказов о поощрении и награждении, и о порицании – о наложении и снятии дисциплинарных взысканий, о переводах сотрудника внутри предприятия с должности на должность, о перемещениях.
Здесь особо хочу отметить, как оформить правильно порицание. На каждый проступок работника надо собирать пакет документов. Первое – приказ на написание объяснительной по поводу проступка, второе – сама объяснительная. На основании ее – приказ на наказание: материальное или дисциплинарное. Размер материального должен быть указан в положении о премировании, а дисциплинарное может быть такое по возрастанию: замечание, предупреждение, выговор. Два выговора дают право третий даже не объявлять, а увольнять по статье. Это написано в трудовом кодексе, но у юриста на всякий случай можно проконсультироваться.
Уточнение: если сотрудник отказывается писать объяснительную, то составляется акт, в котором фиксируется отказ. И далее действия такие же. Если вы применили к сотруднику только финансовое наказание, то к увольнению вы его не подвигли. Только дисциплинарное наказание может стать поводом для увольнения. И помните, что на каждом приказе должна быть подпись сотрудника, что удостоверяет его ознакомление с документом.
Вернемся ко второй группе документов. В личное дело вкладываются все копии документов, которые говорят об изменении анкетно-биографических данных сотрудника – вышла замуж/женился, родились дети, произошел развод, закончил ВУЗ, курсы повышения квалификации. В случае прохождения аттестации надо вкладывать копии аттестационных листов, все акты проверок, уведомления о внутрипроизводственных мероприятиях.
Главный документ этой группы – трудовой договор. Его надо продумывать с особой тщательностью, желательно с юристом. В нем укажите все требования по месту и времени работы, обязанности, которые будет выполнять работник и ответственность обеих сторон в случае недоразумений. Кстати, здесь так же можно прописать оклад, систему премирования, порядок индексации, схему награждений и доплат, а так же наказаний и лишений денежных выплат. То есть оговариваются интересы обеих сторон и компенсация за промахи так же обеих сторон. Трудовой договор в двух экземплярах подписывается, один хранится у работника, второй в личном деле. Но подписи должны быть с обеих сторон на каждом экземпляре.
Третья группа документов – о прекращении трудовых отношений
В случае прекращении трудовых отношений, в личном деле производится опись всех документов, и дело, пополнившись последним документом, отправляется на хранение в архив. Перед этим документы складываются в хронологическом порядке, все копии заверяются личной подписью индивидуального предпринимателя, если нет кадровой службы.
Последний документ, как вы поняли – заявление на увольнение от сотрудника, приказ на его увольнение. Если расставание происходит мирно и полюбовно, то больше никаких документов не требуется.
Остается добавить, что проверять полноту документов надо 1 раз в год, сотрудник должен ставить свою подпись, удостоверяя этот факт.
Это только на первый взгляд кажется, что оформлять такие личные дела очень сложно. После оформление первого сотрудника, у вас в компьютере будут все формы и шаблоны, вам останется только вписывать фамилии и имена.
