Аутсорсинг (англ. outsourcing) — «использование внешних источников». В бизнесе понятие «аутсорсинг» означает делегирование определённых функций сторонним организациям, специализирующимся на соответствующих видах деятельности.
Многие современные компании пользуются аутсорсингом различных сфер деятельности предприятия. Для использования аутсорсинга необходимо определить те направления работы предприятия, которые оно может доверить посторонним фирмам. Это, как правило, юридические вопросы, бухгалтерские, кадровые, и другие, те, которые не раскрывают производственной и коммерческой тайны.
В результате аутсорсингового сотрудничества иногда возникают особые отношения, которые делают постороннюю компанию практически доверенным лицом, личным поверенным руководства и топ-менеджмента. Но такой чести удостаиваются только самые серьезные и опытные компании, проверенные многолетним сотрудничеством. А на первых стадиях работы внешним компаниям доверяют лишь вопросы обслуживания и помощи. Среди них и кадровая работа, грамотное оформление дел, юридическое обеспечение компании и персонала.
Кто пользуется кадровым аутсорсингом
Компании, которые все свои усилия направляют на производство, на поиск новых форм и путей развития, ведущих разработку новых технологий, научные исследования, все чаще предпочитают заниматься узким направлением деятельности и не растрачивать силы руководящего состава на организацию кадровой службы. Компания может поручить «независимому исполнителю» выполнение отдельных кадровых функций: кадровое делопроизводство, оценка персонала, разработка систем мотивации. Наняв для производства кадровых работ аутсорсинговую компанию, можно значительно повысить эффективность по основному направлению деятельности.
Выгоды аутсорсинга
Преимущества аутсорсинга заключаются еще и в том, что они сочетают в себе выгодность и высокий профессиональный уровень. К примеру, инспектор по кадрам имеет зарплаты в 20 тысяч рублей. Услуги стандартного аутсорсинга стоят значительно дешевле, к тому же квалификационный уровень простого инспектора всегда вызывает много вопросов, особенно – если данный специалист молодой и начинающий. Человек может не прочитать вовремя новые законодательные и нормативные акты, может допустить ошибку в документации, может пропустить сроки отчетов, может элементарно уйти в отпуск, на больничный, в декрет.
Аутсорсинговое агентство хорошо тем, что имеет узкую профессиональную специализацию, его сотрудники постоянно повышают свою квалификацию, следят за изменениями в законодательстве, постоянно контролируют появление новых правил, форм, положений. У вас всегда будут правильно оформлены документы, сданы отчеты, проведено общение с представителями проверяющих органов. Если вдруг у вас возникнут проблемы, то агентство решит их и, если это оговорено в условиях вашего соглашения, заплатит вам компенсацию.
Работники по аутсорсингу имеют, как правило, серьезные связи во всех контролирующих структурах, поэтому ваши дела не будут положены в стопку, а в первую очередь будут рассмотрены в самые короткие сроки. Все самые прогрессивные и передовые инструменты работы будут в вашем арсенале, так как специалисты аутсорсинговой компании будут использовать именно их.
Как вашей сферой деятельности является ваше производство, так кадровики, работающие на аутсорсинге, отлично знают все свои вопросы. Если вы начнете «взращивать» своего кадровика, то денег на это придется потратить довольно много, не говоря уже о времени. А где гарантия, что обученный вами сотрудник кадровой службы, став профессионалом, не начнет искать лучшего места? Вам в этом случае придется или повышать ему зарплату или воспитывать нового специалиста. Эта бесконечная работа может быть существенно упрощена в момент заключения договора аутсорсинга с кадровым агентством.
И еще один небольшой, но довольно важный аспект. Кадровики каждой компании хорошо знакомы с коллективом, имеют свои предпочтения и симпатии. Поэтому дела одних работников решаются быстро, а проблемы других – откладываются, напрягая моральную атмосферу в коллективе. В случае работы с кадровым агентством таких моментов не возникает, так как «постороннему» специалисту все равно, дела Петрова он решает или Сидорова. Отсутствие пристрастий очень хорошо стимулирует работу коллектива компании.
Заключая договор с аутсортерами, вы можете не переживать, что раздувается штат вашей компании. Это важно при некоторых системах налогообложения. Для того, чтобы сохранить небольшой штат, многие компании предпочитают сразу несколько направлений работы доверять аутсорсинговым специалистам, и поступают совершенно правильно.
Направления, которые передаются аутсортерам
На аутсорсинг, как правило, передаются непрофильные направления работы. Огромную популярность приобрела аутсорсинговая поддержка информационных составляющих – систем, программ, сетей. Обслуживание, ведение, наполнение сайтов компаний логичнее всего отдавать на аутсорсинг, так как делать это грамотно могут только узкие специалисты, и в этих вопросах очень важна квалификация.
Сисадмин – должность, которую одни компании не могут себе позволить, а другие – предпочитают на ней экономить, приглашая специалиста «со стороны». Согласитесь, очень выгодно удобно приглашать сисадмина только при возникновении проблемы, и платить ему только за эти часы, не заботиться, заправлен ли у вас картридж принтера, работают ли программы учета, вовремя ли заменены бесперебойники и многое другое. Причем при грамотном подходе к этому делу, многие вопросы решаются грамотным сисадмином удаленно, по установленному доступу.
Также нанимаются по договору аутсорсинга бухгалтера, кадровики, рекламщики и маркетологи, уборщики, охранники, работники общепита, водители с автомобилями, хозяйственники.
Кадровый аутсорсинг оказывают кадровые или рекрутинговые агентства. Здесь среди других преимуществ появляется и еще одно: в базе такой компании всегда имеются контакты самых разных специалистов, которые вам могут потребоваться. А если и нет таковых, то рекрутеры знают, как грамотно и быстро найти для вас таких сотрудников.
Что можно включить в договор кадрового аутсорсинга
В обязанности такого агентства можно включить полный комплекс услуг или набор по выбору. Это в первую очередь набор, прием на работу сотрудников и их увольнение. Если документы на работника в этих вопросах будут оформлены недостаточно грамотно, то как минимум у вас найдут ошибки пенсионные органы или инспекция по труду, как максимум – вы встретитесь в суде с недовольным сотрудником и заплатите ему компенсацию. Поэтому включайте этот пункт в договор и обязательно оговорите зоны ответственности и обязательства в случае происшествий.
Следующий важный пункт – разработка трудовых договоров, должностных инструкций. Это огромный пласт работы, если у вас до этого никто не занимался данным вопросом. Инструкции составляются с помощью руководителей подразделений и первых лиц компании, затем принимаются приказом и подписываются каждым работником. Трудовой договор должен содержать в себе и пункты, дисциплинирующие сотрудника, и положения, дающие ему определенные права. Насколько строг может быть договор – вопрос важный, юридический. Хотите иметь работающий инструмент регулирования трудовых отношений – нанимайте для составления договоров грамотных опытных профессионалов, не пользуйтесь типовыми договорами, скаченными в интернете.
Трудовые книжки и их заполнение, как обещает правительство нашей страны, совсем скоро канут в лету, но никто их еще не отменял и не отменит для сотрудников, кто вел трудовую деятельность до момента вступления нового закона. Это основной трудовой документ, который служит единственным свидетельством трудовой биографии работника до самой пенсии. Ошибки в трудовых книжках являются грубым нарушением, за которые выписываются немалые штрафы, поэтому обязательно впишите такой пункт в договор об аутсорсинге.
А заодно возложите на нанимаемое агентство составление кадровых приказов, их ведение, учет. Не все приказы являются типовыми, поэтому разработку новых формулировок, юридически обоснованных и грамотных, тоже необходимо внести в договор.
Отдельный вопрос – личные дела сотрудников. Это не просто заполнение бумаг, дела заполняются на определенных бланках, в них регулярно вносится информация о сотруднике, о его отпусках, обучении, награждениях или взысканиях. Строгие правила, формы, и порядок должны быть свойственны личным делам, чтобы не вызвать вопросы у проверяющих. Нанимая аутсорсинговую компанию, у вас не будет болеть голова за ошибки в делах, за непредоставленные сотрудниками фотографии, за своевременность занесения всех записей.
Кадровики отлично справятся с составлением штатного расписания, произведут внесение изменений, если потребуется, добавят необходимые должности, а также сократят единицы, если надобность в них отпадет.
Следующий важный пункт в работе – разработка и оформление по всем правилам положения об оплате труда и премиального положения. Руководитель предприятия должен дать подробнейшие указания по расчетам, цифрам, и самой системе, а кадровики обличают эти положения в законные грамотные формы, знакомят сотрудников, которые подписывают его, подтверждая факт ознакомления. Только после этого возможно его полноправное применение на практике.
Аутсорсинговое кадровое агентство составляет и оформляет правила внутреннего трудового распорядка, которые регулируют многочисленные параметры деятельности и поведения сотрудников. Если такой документ не принят по всем правилам, то руководитель никак не сможет доказать в суде, что работник постоянно опаздывал, ведь по документам он и не знал никогда, ко скольким часам ему приходить. Глупая формальность, но именно она юридически закрепляет правила поведения во всем, что касается трудовой деятельности.
Если в компании есть лица, отвечающие за те или иные за ценности, то необходимо составить и положение о материально ответственности. Каждый предприниматель понимает, что спросить за свои деньги или имущество рано или поздно ему придется, не бывает все в работе гладко. Для этого должен быть грамотно составленный документ, поэтому его также вносите в договор. Кроме этого пунктами такого договора должны стать график отпусков, положение о коммерческой тайне, о персональных данных. В качестве дополнительных услуг можно договориться о ведении учета рабочего времени, расчет зарплаты и участие в ее начислении.
Е.Щугорева
