У каждого индивидуального предпринимателя возникает необходимость в определенный момент развития предприятия принять на работу дополнительных сотрудников на должности, с функциями которых вы ранее сами справлялись. К примеру, при организации ИП вы совершенно спокойно сдавали налоговые отчеты, выписывали счета, акты выполненных работ. И это, и все остальное, вы с успехом успевали.
Так было, когда у вас в месяц было всего несколько клиентов, когда вы только начинали работу. А впоследствии клиентов стало несколько сотен и, чтобы выписывать элементарно счета, надо сидеть за компьютером целый рабочий день! Следовательно, надо нанимать на работу бухгалтера. А если в процессе работы возникают вопросы относительно составления договоров и выставления претензий партнерам – надо принимать юриста. При приеме 12-го и последующих сотрудников хочется укомплектовать свое ИП отделом кадров.
Но каждый бизнесмен умеет считать и понимает, что слесарь, выпуская детали, приносит прямую прибыль. А сотрудник отдела кадров не является источником прибыли, следовательно, зарплата его и создание условий ложатся бременем на предприятие. Рачительный хозяин начинает искать выход из сложившейся ситуации, ведь таких специалистов любое дело требует не одного, а нескольких, а на некоторых направлениях – по 2-3 работника, к примеру, в бухгалтерии. Вот тут и приходит на помощь индивидуальным предпринимателям такое современное явления, как аутсорсинг.
Что такое аутсорсинг
Аутсорсинг — это способ выполнения некоторых производственных, административных или управленческих функций, не совсем критичных для бизнеса, но необходимых для его нормального функционирования, за счет привлечения сторонних организаций или индивидуальных исполнителей на договорной основе. Передаваемые функции могут выполняться сторонними узкопрофильными компаниями как полностью, так и частично. Приход компании к аутсорсингу не прост для руководства, такие решения относятся к разряду стратегических. Каждых хозяин очень трепетно относится к своему детищу, совершенно нормально, что он опасается пускать в свои дела чужих специалистов. Для того, чтобы понять, возможен ли аутсорсинг в вашей фирме, определите вначале очень небольшой круг вопросов, который можно доверить аутсорсерам.
Тщательно контролируйте выполнение работ. В первое время вы будете делать это регулярно, а впоследствии, если вы выбрали аутсорсинговую компанию профессионалов, вы поймете, что ваш контроль требуют только ключевые точки, и не чаще, чем раз в месяц. Запомните основной принцип, по которому работают с аутсорсинговыми компаниями. Вы, как бизнесмен можете заниматься своим делом, не отвлекаясь на сопутствующие виды работ, а все эти виды работ, которые для вас стали тяжким бременем, надо отдать профессионалам, для которых именно они являются основным видом деятельности.
Для того, чтобы принять решение об аутсорсинге, надо ответить на 3 вопроса. Первый: что дороже, нанять специалистов со стороны или нанять собственного сотрудника. К примеру, ставка бухгалтера в среднем городе средней полосы – 15 тысяч рублей плюс премия. Нанять аутсорсеров на тот же объем работы – 5 тысяч рублей. Выгода налицо. Но не торопитесь бежать нанимать бухгалтера со стороны, еще есть некоторые моменты, которые надо учитывать.
Когда аутсорсинг выгоден?
Оцените, как аутсорсинг отразится на затратах на производство и на получении прибыли, может ли чужой сотрудник создать ситуацию, которая повлечет за собой убытки, и какие гарантии могут дать вам аутсорсеры. Повлияет ли работа посторонних специалистов, не заинтересованных в общем результате всей фирмы, на уровень качества продукта или услуг. Конечно, решение о переходе на аутсорсинг – стратегическое, но для его успешного внедрения следует очень тщательно продумывать тактические тонкости – детали договора, описание объема работ, ответственности и сроков сдачи работ.
Не только расширение бизнеса заставляет предпринимателей начинать пользоваться услугами аутсорсинговых компаний. Важный фактор, который подталкивает к этому шагу – наличие жесткой конкуренции. Совершенно логично, что каждый предприниматель стремится овладеть новыми технологиями, приобрести уникальное оборудование, чтобы опередить конкурентов. В этом процессе, который требует полной отдачи делу, скорости реагирования на изменения рынка, в постоянных поездках для накопления опыта и знаний, некогда отвлекаться на заполнение личных дел сотрудников или обслуживание объектов хозяйственной деятельности предприятия. В этом случае аутсорсинг – настоящая находка. Если он грамотно оформлен и фирма-исполнитель подобрана хорошо, то польза от такого сотрудничества будет колоссальная!
Результатом применения услуг аутсорсинга становится значительное сокращение затрат на производство, ведь высвобождается довольно существенный объем средств от экономии на зарплатах сокращенных работников. Кроме того, исчезают расходы на организацию рабочих мест, на покупку оргтехники, на электроэнергию, аренду дополнительного помещения, и другие ресурсы.
Вот основные направления, в сфере деятельности которых в нашей стране чаще других появляются аутсорсинговые компании: бухгалтерский учет, клининговые услуги (уборка офисов, мытье стекол, поддержания порядка на складах и в цехах, в производственных помещениях), организация питания сотрудников фирмы, юридические услуги, ведение документации и представление интересов фирмы во время переговоров и в суде, услуги перевозки, доставки, грузов, транспортировка сотрудников и оборудования. Так же очень популярен аутсорсинг в сфере переводов текста, предоставление переводчиков на время переговоров или других мероприятий.
Очень логичен в работе многих предпринимателей аутсорсинг технических услуг – поддержание в работоспособном состоянии технического оборудование, механического, электронного, систем, а в случае поломок такая фирма обеспечивает ремонт, сама ищет и доставляет детали и запчасти, выясняет подробности узкопрофильных вопросов. Кроме того, услуги системных администраторов, монтажников систем и программистов давно отданы на аутсорсинг. У специалистов такого рода настолько узкая специализация, работа их настолько дорого оплачивается, что держать постоянно в своей фирма такого человека совершенно не имеет смысла. А вот нанимать по мере необходимости вполне возможно и в производственном, и в финансовом плане.
Еще одна отрасль, которая в России очень давно отдана на аутсорсинг, — реклама и пиар. Рекламные агентства обслуживают огромное количество компаний, и уже мало кому в голову приходит заниматься «придумыванием» рекламы самостоятельно.
Охрана офиса, безопасность по всем направлениям (проникновение посторонних, вандализм, пожарная безопасность, пр.) – так же практически всеми фирмами, особенно небольшими, отдается на аутсорсинг в специализированные охранные предприятия и ЧОПы. Серьезнейшая отрасль, которая требует специалистов высокого уровня – техника безопасности и охрана труда. Отсутствие таких сотрудников очень дорого обойдется даже самому небольшому индивидуальному предприятию, поэтому лучше всего с самого первого дня обратиться с фирму по оказанию таких услуг, заключить договор, специалисты подготовят все документы, начиная с приказа о назначении ответственного за ТБ и заканчивая всеми журналами трехступенчатого учета.
Аутсорсинг бывает не только направленным на обслуживание фирмы, его используют и в производстве. Чтобы разработать полноценную концепцию нового автомобиля, не надо зацикливаться на механической сборке отдельных его узлов, правда? Поэтому собирать узлы можно доверить и другим компаниям, которым есть доверие производителя.
Это очень общий пример, но он наглядно показывает область привлечения аутсортеров. В этом случае значительно снижаются затраты на ведение производственного процесса и содержания производства: работников, помещений, на ремонт оборудования, электроэнергию и пр. Так же происходит серьезная экономия на налогах. Внутренние ресурсы предприятия благодаря аутсорсингу высвобождаются и задействуются в основных разработках для достижения главных целей компании. Ауторсинговые компании для отданных в выполнение работ имеют свое оборудование, сами его ремонтируют и обслуживают, у них свои помещения и ресурсы. А заказчик освобожден от необходимости тратить на все это силы и средства.
Недостатки аутсорсинга
Услуги аутсорсеров очень выгодны, но вы никогда не сможете на 100% утверждать, что они окажутся именно того качества, какого вы ожидаете. Пока вы придете к общему пониманию процесса, пройдет немало времени, только потом выгода будет по-настоящему ощутима. Заранее продумайте, как вы сможете влиять на работу аутсорсинговой компании в случае появления разногласий между вами, внесите все эти подробности в договор. При привлечении аутсорсеров возрастают риски утечки информации из вашей компании, какие бы вы соглашения о конфиденциальности не подписывали. Поэтому позаботьтесь, чтобы как можно меньше коммерческой информации попадало в поле зрения посторонних работников.
И еще один момент – если вы не отработали до автоматизма ваши производственные процессы, не наладили четкую схему передачи информации, взаимодействия структур, то аутсорсинг вам просто противопоказан. Если вы сами не совсем четко представляете, куда и когда какая информация поступает, что же делать посторонним людям? Поэтому начинайте свой бизнес с разработки структуры ваших бизнес-процессов, которая потом ляжет в основу выгодной работы с наемными фирмами.
Е.Щугорева
