Один раз в год бухгалтерия любого предприятия должна выдавать сотрудникам справки о доходах за прошедший год, называется документ «Справка 2НДФЛ». Отчетность за 2017 год нужно подавать по новой форме с использованием новых бланков. Также изменены коды доходов и вычетов. Рассмотрим основные правила заполнения с учетом нововведений.
Оформление справки, заполнение
Справку выдавать обязано каждое предприятие, которое имеет в штате хотя бы одного наемного работника, независимо от формы его трудоустройства, включая тех, чьи отношения оформлены гражданско-правовым договором. Оформление таких справок не ложится непосильным бременем на бухгалтеров, так как все происходит довольно быстро. В программе Бухгалтерия 1С есть справка 2 НДФЛ, образец можно скачать, а можно работать прямо в программе.
Заполнение начинается с верхней строки, в нее вносится отчетный год и дата заполнения справки. Она должна датироваться годом, следующим за отчетным, к примеру – 15 января.
На второй строке проставьте код вашей ИФНС, бухгалтера его хорошо знают, если вы не знакомы с кодом, найдите его на официальном сайте налоговой службы России.
Графа «Признак» должна содержать цифру 1 или 2, в зависимости от гражданства сотрудника. Цифра 1 ставится, если работник является налогоплательщикам Российской Федерации, цифра 2 ставится в случае, если сотрудник является резидентом другой страны, но в России он признан высококвалифицированным специалистом. В этом случае надо ориентироваться на налоговый кодекс РФ, на статью 230 пункт 2, статью 226 пункт 5.
Указывается номер корректировки: в первичной справке «00», при составлении корректирующей справки указывается «01», «02» и так далее.
Пункт 1 включает:
- ИНН и КПП вашей организации, эти данные списываются с основных документов. Индивидуальный предприниматель заполняет только ИНН;
- наименование организации, предприниматель пишет: ИП Иванов;
- код по ОКАТО;
- номер телефона предприятия, включая код города.
Дополнительно введены пункты о реорганизации (ликвидации), которые меняют налоговый период, но они касаются только юридических лиц.
Пункт 2 содержит сведения о вашем работнике, его фамилия, имя, отчество, идентификационный номер налогоплательщика, его дата рождения. В графу «гражданство» вписывается код страны, гражданином которой является работник, код России – 643.
Документом, который удостоверяет личность, как правило, выступает паспорт, его код – 21, вносятся реквизиты – серия и номер, на одну строку, через пробел.
Согласно изменениям, вписывать адрес проживания налогоплательщика больше не нужно.
Третий пункт – основной, в нем по месяцам указываются все доходы, которые получал сотрудник на этом рабочем месте, которые были обложены налогом.
Около каждой суммы дохода надо будет проставить код. Основное вознаграждение, именуемой заработной платой работника имеет код 2000. Все, что сотрудник получает по гражданско-правовому договору, должно иметь код 2010. Суммы, выплаченные по больничному, то есть по листку временной нетрудоспособности, должны иметь код 2300. Отпускные суммы кодируются цифрой 2012.
С нововведенными кодами можно ознакомиться непосредственно в документе Приказа ФНС.
Если сотрудник получал деньги по иным статьям дохода, которые не предусмотрены должностной инструкцией, то проставляется код 4800. Если бухгалтер допустил ошибку при проставлении кода, то штрафов платить не придется, при обнаружении неточности просто делаются поправки.
Четвертый пункт описывает все налоговые вычеты, которые получил за отчетный период данный сотрудник. Это имущественные, социальные, инвестиционные и стандартные вычеты. Каждый вычет имеет свой код. Если вычетов за отчетный период не было, то пункт не надо заполнять.
Код 104 ставят, если был стандартный налоговый вычет 500 рублей, 105 – стандартный вычет 3000 рублей. Есть несколько вариантов кодов вычета на детей. Полный список можно посмотреть в Приказе ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@ (ред. от 24.10.2017) «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов».
И в пятом пункте подводится общий итог финансовых операций, получений и налоговых отчислений. Далее ставится печать предприятия и подпись бухгалтера.
Сроки выдачи справки
Как мы уже сказали, один раз в год выдается сотрудникам справка 2НДФЛ, 2018 год предполагает выдачу справки за 2017 год. Происходит оформление и выдача справок по новой форме с 10 февраля по 2 апреля (п. 2 ст. 230 НК РФ) лицам, с дохода которых налог удержан и уплачен в бюджет, либо по 1 марта лицам, с дохода которых у налогового агента не было возможности удержать налог. Если на предприятии работает от 1 до 24 человек, то справку можно выдавать в бумажном варианте. Также доступна электронная форма отчетности. Подача в бумажном варианте возможна лично, через представителя или по почте.
Если организации пропустила сроки выдачи справок, то налоговая вправе наложить штраф в размере 200 рублей за каждый документ, сколько сотрудников – столько справок, столько и штрафов.
Когда указываете суммы в справке, следите, чтобы все они были проставлены в рублях и копейках, через точку. А сумма налога вписываются только полными целыми цифрами, в рублях без копеек.
Если человек увольняется с работы в середине года, то ему выдается справка с налоговым периодом с 1 января по тот месяц, в котором происходит увольнение.
Если у вас в компании нет бухгалтера
Если вы пользуетесь услугами удаленного бухгалтера, то вам обязаны предоставить такую услугу. Любая консалтинговая компания знает о необходимости выдачи таких справок, и сама напомнит вам об их составлении. Но вам придется за это платить деньги. Если же вы приняли молодого бухгалтера на полставки, то вам надо будет проконтролировать выполнение этой работы и собственноручно вручить работникам справки 2 НДФЛ.
Образец заполнения вам обязательно пригодится, скачать его можно на любом профессиональном бухгалтерском сайте. Если вы заполните справки один раз, то у вас останется шаблон на каждого сотрудника. В следующем году вам надо будет только поменять отчетный период и суммы дохода.
Следите за тем, чтобы ваши работники вовремя приносили вам документы, подтверждающие смену данных паспорта. Если с этим будет все нормально, то ваши справки не вызовут вопросов у налоговых инспекторов, отчетность будет сдана вовремя и без дополнительных расходов.
