Один раз в год бухгалтерия любого предприятия должна выдавать сотрудникам справки о доходах за прошедший год, называется документ «Справка 2НДФЛ». 2014 год не привнес в процесс ее оформления никаких существенных изменений, поэтому рассмотрим основные правила заполнения, которые работали до этого момента.
Оформление справки, заполнение
Справку выдавать обязано каждое предприятие, которое имеет в штате хотя бы одного наемного работника, независимо от формы его трудоустройства, включая тех, чьи отношения оформлены гражданско-правовым договором. Оформление таких справок не ложится непосильным бременем на бухгалтеров, так как все происходит довольно быстро. В программе Бухгалтерия 1С есть справка 2 НДФЛ, образец можно скачать, а можно работать прямо в программе.
Заполнение начинается с верхней строки, в нее вносится отчетный год и дата заполнения справки. Она должна датироваться годом, следующим за отчетным, к примеру – 15 января.
На второй строке проставьте код вашей ИФНС, бухгалтера его хорошо знают, если вы не знакомы с кодом, найдите его на официальном сайте налоговой службы России.
Пункт 1.1 включает ИНН и КПП вашей организации, эти данные списываются с основных документов. Индивидуальный предприниматель заполняет только ИНН.
Пункт 1.2 – это наименование организации, предприниматель пишет: ИП Иванов. В пункт 1.3 вносится код по ОКАТО, в пункт 1.4 – номер телефона предприятия, включая код города.
Пункт 2 содержит сведения о вашем работнике, его фамилия, имя, отчество, идентификационный номер налогоплательщика, его дата рождения. В графу «гражданство» вписывается код страны, гражданином которой является работник, код России – 643.
Документом, который удостоверяет личность, как правило, выступает паспорт, его код – 21, эти данные вписываются в пункт 2.6, а в пункт 2.7 вносятся его реквизиты – серия и номер, на одну строку, через пробел.
Пункт 2.8 содержит адрес проживания налогоплательщика, это индекс, область, город, улица, дом, квартира, или любые другие параметры.
Третий пункт – основной, в нем по месяцам указываются все доходы, которые получал сотрудник на этом рабочем месте, которые были обложены налогом. Четвертый пункт описывает все налоговые вычеты, которые получил за отчетный период данный сотрудник. Это имущественные, социальные и стандартные вычеты. Каждый вычет имеет свой код. Если вычетов за отчетный период не было, то пункты 4.2, 4.3 и 4.4 не надо заполнять. Код 103 ставится, если был стандартный вычет на 1 человека 400 рублей (действовал до 2012 года). 104 ставят, если был стандартный налоговый вычет 500 рублей, 105 – стандартный вычет 3000 рублей. Код 108 проставляется, если этот вычет был сделан на ребенка, это сейчас 1400 рублей. Если двое детей у сотрудника, то ему положен налоговый вычет 2800, эта сумма имеет код 115.
И в пятом пункте подводится общий итог финансовых операций, получений и налоговых отчислений. Далее ставится печать предприятия и подпись бухгалтера.
Около каждой суммы дохода надо будет проставить код. Основное вознаграждение, именуемой заработной платой работника имеет код 2000. Все, что сотрудник получает по гражданско-правовому договору, должно иметь код 2010. Суммы, выплаченные по больничному, то есть по листку временной нетрудоспособности, должны иметь код 2300. Отпускные суммы кодируются цифрой 2012.
Если сотрудник получал деньги по иным статьям дохода, которые не предусмотрены должностной инструкцией, то проставляется код 4800. Если бухгалтер допустил ошибку при проставлении кода, то штрафов платить не придется, при обнаружении неточности просто делаются поправки.
Сроки выдачи справки
Как мы уже сказали, один раз в год выдается сотрудникам справка 2НДФЛ, 2014 год предполагает выдачу справки за 2013 год, и происходит оформление и выдача справок с 1 января по 1 апреля. Если на предприятии работает от 1 до 10 человек, то справка выдается в бумажном варианте. Если больше – то возможна электронная отчетность, хотя сотрудники все равно по привычке будут приходить в бухгалтерию и просить распечатать справку. И это не причуда, в налоговую предоставляют до сих пор отчетность на бумаге, к примеру, на налоговый вычет по ипотеке.
Если организации пропустила сроки выдачи справок, то налоговая вправе наложить штраф в размере 200 рублей за каждый документ, сколько сотрудников – столько справок, столько и штрафов.
Когда указываете суммы в справке, следите, чтобы все они были проставлены в рублях и копейках, через точку. А сумма налога вписываются только полными целыми цифрами, в рублях без копеек.
Графа «Признак» должна содержать цифру 1 или 2, в зависимости от гражданства сотрудника. Цифра 1 ставится, если работник является налогоплательщикам Российской Федерации, цифра 2 ставится в случае, если сотрудник является резидентом другой страны, но в России он признан высококвалифицированным специалистом. В этом случае надо ориентироваться на налоговый кодекс РФ, на статью 230 пункт 2, статью 226 пункт 5.
Если человек увольняется с работы в середине года, то ему выдается справка с налоговым периодом с 1 января по тот месяц, в котором происходит увольнение.
Если у вас в компании нет бухгалтера
Если вы пользуетесь услугами удаленного бухгалтера, то вам обязаны предоставить такую услугу. Любая консалтинговая компания знает о необходимости выдачи таких справок, и сама напомнит вам об их составлении. Но вам придется за это платить деньги. Если же вы приняли молодого бухгалтера на полставки, то вам надо будет проконтролировать выполнение этой работы и собственноручно вручить работникам справки 2 НДФЛ.
Образец заполнения вам обязательно пригодится, скачать его можно на любом профессиональном бухгалтерском сайте. Если вы заполните справки один раз, то у вас останется шаблон на каждого сотрудника. В следующем году вам надо будет только поменять отчетный период и суммы дохода.
Следите за тем, чтобы ваши работники вовремя приносили вам документы, подтверждающие смену данных паспорта, места жительства. Если с этим будет все нормально, то ваши справки не вызовут вопросов у налоговых инспекторов, отчетность будет сдана вовремя и без дополнительных расходов.
Е.Щугорева
Короткое видео — о сроках сдачи справки 2-НДФЛ в 2014 году:
