Акт приема-передачи

Акт приема-передачи — это документ, который отражает факт поступления предмета сделки от одной ее стороны к другой. Таким предметом может быть что угодно: товар, услуга, оборудование, материальные ценности, любой вид недвижимости, даже животные. В документе отражаются все характеристики товара, а также их стоимость.

Акт приема-передачи составляется в двух экземплярах, по одному каждой стороне — передающей и принимающей. То есть документ должен присутствовать у продавца и у покупателя.

Если в акте при оформлении были допущены ошибки, то та сторона, которая их обнаружила, должна потребовать его оформление без дефектов. Если же поломки и дефекты обнаруживаются в товаре, которые были переданы по акту приема-передачи, то покупатель вправе требовать частичного или полного возмещения убытков. И этот документ при разбирательстве проблемы будет одним из основных.

Для того, чтобы ситуацию грамотно повернуть в свою сторону, надо занести в договор пункт о возмещении убытков, причиненных вследствие травмирования или существенной порчи. Акт приема-передачи товара в этом случае будет свидетельствовать о самом факте сделки и о первоначальном состоянии товара.

Если в партии груза присутствуют разные товары, то акт приема-передачи можно составить на каждый отдельный груз, а можно и общий, вписав в документ несколько видов товаров. Если поставки осуществляются постоянно, периодически, то акт также составляется по желанию — или на каждую партию, или за общую массу товара, поставленного в определенный отрезок времени.

Акт приема-передачи документов

Многие предприятия, в том числе и мелкого бизнеса, которые регулярно обмениваются пакетами документов. Неопытные предприниматели передают документы по описи и с присвоением входящего номера. И очень часто документы утериваются, если не сразу, то впоследствии. Поэтому лучше всего при передаче от одной стороны документов для другой стороны, оформлять процесс актом.

Существует вид актов приема-передачи, который подразумевает перемещение документов. Это документ, который обладает юридической силой, и он является обязательной составляющей договора по документообороту. Многие организации обмениваются очень серьезными документами, оформление которых стоит дорого, и их наличие регламентирует особые виды деятельности. Утеря таких бумаг чревата закрытием бизнеса. Поэтому передача лицензий, свидетельств, разрешений и пр. происходит с оформлением актов приема-передачи. В него вносится полный список документов, подлежащих передаче, с указанием названия, серии и номера. Так же обязательно надо указывать вид документа — подлинник это или копия.

Передача информации на бумажных носителях также осуществляется с помощью составления акта приема-передачи. Это могут быть различные проекты, чертежи, планы, списки, любая другая ценная информация. Причем, надо учитывать, что любое перемещение подразумевает составление акта, не только движение в одну сторону, но и в другую. То есть передаем на хранение — составляем акт, передаем назад владельцу — составляем акт.

На акте указывается фамилия и должность того лица, который проводил сверку товаров или документов, подлежащих передаче, в соответствие со списком. Так же ставится дата передачи.

Акт приема-передачи товарно-материальных ценностей

Этот вид документов составляется и подписывается в момент передаче каких-либо ТМЦ от одной стороны другой, или от одного ответственного лица другому. Если на предприятии меняется руководитель, или вступает в должность заведующий складом, или заведующий хозяйством, то необходимо проведение инвентаризации с итоговым составление акта приема-передачи ТМЦ. Если предприятие покупает некие ценности (мебель, предметы офиса и пр.), то ответственное за них лицо принимает их по акту. Форма этого документа разработана и утверждена Госкомстатом РФ от августа 1999 года, она до сих пор является основной при передаче ценностей.

Содержание акта приема-передачи ТМЦ

Как и любой документ, в него вносится название организации, которая отдает ценности, товары, и организации, их принимающей. Далее вписываются реквизиты, то есть адрес, телефон, факс. Основные данные компании обязательно присутствуют в акте: ОКПО, ОКУД, вид деятельности по ОКДП и ОКПО.

Рядом с наименованием документа и указания вида самого акта (приема-передачи: ценностей, документов и пр.) указывается его номер при регистрации, дата составления документа.

Следующая информация, указываемая в акте: подразделение предприятия, в которое поступают ценности, на какой срок происходит передача, если это ответственное хранение. В таблицу вносятся наименования всех видов ценностей, характеристика каждого из них, количество по видам, цена и стоимость одной единицы. Если составляется акт приема-передачи оборудования и передаваемые предметы имеют номера, серии, особые характеристики, то они перечисляются в специальной графе акта. Если имущество описано максимально полно и правильно, то разногласий в процессе передачи и возврата будет мало или вообще они будут отсутствовать.

В завершении указываются итоговые показатели, какое количество всего материальных ценностей проходит по данному акту.

В акте приема-передачи обязательно надо описать условия, при которых должны храниться ценности, если происходит передача на ответственное хранение, делаются особые пометки об основании приема, вид документа, по которому ценности переходят к другой стороне — договор, контракт, соглашение.

В каждом акте предусматривается завершающий блок информации — должность ответственных лиц, которые участвуют в процессе передачи, от передающей и принимающей сторон. Должностные лица ставят свои подписи, которые подкрепляются расшифровкой фамилии. Эти записи заверяются печатями обеих сторон. В этот момент акты приобретают полную юридическую силу.

Какие документы необходимы для составления акта приема-передачи ТМЦ

К акту, как правило, прилагаются документы, подтверждающие сделанные записи. Это классификатор деятельности предприятий и организаций по ОКПО и ОКУД, договор, контракт, соглашение или распоряжение, по которому происходит передача. Необходимо подтвердить и стоимость ценностей, прайс-лист или смета. Акт приема-передачи оборудования предполагает наличие подлинников или копий технических паспортов.

Как заполняется акт приема-передачи ОС-1

Это документ, который позволяет зафиксировать передачу основных средств от одного лица компании другому. Так же он используется при передаче между предприятиями одного владельцы или между структурами одной организации. Этот документ имеет единую форму, образец или бланк которой можно скачать в интернете, в программах Гарант или 1С Бухгалтерия. По ОС-1 передаются любые ТМЦ, кроме зданий и сооружений, для них существует форма акта приема-передачи по форме ОС-1б. Если стоимость основного средства превышает 40 тысяч рублей, то оно попадает в разряд материально-производственных запасов (МПЗ), акт приема-передачи ОС-1 не составляется.

Основные средства, бывшие в употреблении, принимаются без акта, его делает та фирма, которая передает ценности, а новый владелец просто вносит свои дополнения. На новое основное средство оформляется акт приема-передачи ОС-1, по которому ценность ставится на баланс.

Акт приема-передачи материальных ценностей по форме ОС-1 заполняется, как и все другие, в двух экземплярах, по одному для каждой стороны следки. В него вносится подробная информация о передаваемых средствах, состоит такая форма из трех листов. На первом листе указывается информация о получателе и о компании, передающей ценности, это ФИО предпринимателя, свидетельство о регистрации, его номер, серия, дата выдачи. Здесь же вносятся юридические адреса, банковские реквизиты сторон, код по ОКПО.

На новые ТМЦ заполняется акт без внесения передающей стороны. Указывается основание для составления акта — передача старого или приобретение нового оборудования или других предметов. Обязательны для заполнения поля <дата> и <номер документа>.

С правой стороны от даты есть таблица, которую заполняет передающая сторона, если передается объект. Таблица не заполняется при приемке на баланс нового средства, в ней ставятся прочерки. В описании объекта вносятся наименование, изготовитель, назначение предмета, в соответствии с паспортом. В верхней стороне первого листа ставят подписи сторон, дату составления документа.

Второй лист акта приема-передачи ОС-1 включает три раздела. Первый — для заполнения информации о средствах, бывших в эксплуатации. С высокой точностью надо определить срок, в течение которого ОС эксплуатировалось у прежнего владельца. Если объект стоял на балансе, но не работал, то это обязательно указывается. Первый раздел не заполняется для нового имущества.

Второй отдел заполняет принимающая сторона, в нем указывается стоимость, по которой принимается ценность на баланс. Причем в этой графе надо приплюсовать к прямой стоимости накладные расходы — затраты на транспортировку, монтаж, подключение. В акте надо указать срок предполагаемого полезного использования. Этот раздел заполняется получателем, в экземпляре поставщика он остается пустым.

Третий раздел акта приема-передачи ОС-1 заполняют, если передаются на хранение драгметаллы или надо зафиксировать особенности товаров. В третьем разделе также указываются результаты тестирования товаров, если в этом возникла необходимость.

Акт подписывается членами приемочной комиссии, далее он передается в бухгалтерию, где на ОС заводятся карточки по форме ОС-6.

Акт оказания услуг — это совершенно другой вид актов, точное его название — акт приема-сдачи работ. Заполняется он по особым правилам, отличающимся от актов на ТМЦ. Но основные сведения, которые содержатся о компаниях и структура документа одни и те же. Бланк таких актов можно найти на официальных сайтах компаний, оказывающих помощь индивидуальным предпринимателям в оформлении документов и ведении бизнеса.

Е.Щугорева