Ведение документации: трудовая книжка, приказ, дополнительное соглашение

Индивидуальный предприниматель, нанимая работников, вовсе не думает о приеме секретаря, кадровика, юриста. В лучшем случае он обращается к консалтинговой фирме для разработки и аудита договоров, предполагаемых к заключению. Поэтому очень важно знать, как оформлять документы. В этой статье мы рассмотрим основные документы, с которыми предприниматель сталкивается наиболее часто и расскажем как оформлять документы, приведем краткую инструкцию по заполнению трудовых книжек, по оформлению приказа и составлению дополнительного соглашения к договору.

Трудовая книжка

Запись в трудовой книжкеДелать записи в трудовой книжке довольно просто. Ее графы говорят сами за себя. Вы принимаете на работу сотрудника, сначала он пишет заявление о приеме на работу, потом вы издаете приказ о его приеме на работу. И только потом вы можете делать запись в трудовой книжке. Присваиваете номер вашей записи, пишете число приема на работу. Затем в основную графу пишите: «Принят на работу в качестве… (должность, на которую вы принимаете работника)». Далее пишете номер приказа о приеме на работу, расписываетесь. В момент увольнения вы будете делать подобную надпись: номер записи, число, основная запись, номер приказа. Основная запись в этом случае будет выглядеть так: «Уволен с занимаемой должности по собственному желанию (соглашению сторон, по статье кодекса, пр.)» Далее ставите печать и расписываетесь. Так же в момент приема первого сотрудника вы обязаны завести книгу учета движения трудовых книжек, где будете писать, когда, кому вы отдали трудовую книжку. По закону в день увольнения сотрудник должен получить трудовую книжку, в противном случае вы несете ответственность. А это минимум штраф, максимум — оплата сотруднику средней зарплаты до момента вручения на руки книжки, административная ответственность за нарушение и возможность появление у вас всех возможных проверок.

Еще одна обязанность, которая ляжет на вас во время работы сотрудников, это выдача копий трудовых книжек. Они требуются в банках, при получении кредита, при оформлении загранпаспорта и пр. И вы должны знать, как это сделать правильно. Делаете на ксероксе копии всех страниц книжки (заполненных), на каждой странице копии пишите «Копия верна. ИП Успехова, подпись, число». На последней странице, где будет стоять только запись о приеме на работу в ваше ИП, надо будет сделать другую надпись: «Работает по настоящее время. ИП Успехова, подпись, расшифровка подписи, число, месяц и год выдачи копии». Затем ставится печать предприятия на каждой странице около надписи «Копия верна».

Такая копия трудовой считается правильной и принимается многими банками, и только самые придирчивые требуют особенного оформления копии. Мы расскажем, как ее делать, вовсе не потому, что хотим отвлекать ваше внимание. Изучив эти правила, вы научитесь правильно делать любые копии, какие от вас потребуют самые различные инстанции.

Вы так же делаете копии на бумаге, и слева прошиваете все страницы белыми суконными нитками, сделав три прокола. Хвостики должны оказаться на обороте, они завязываются на узел. На них наклеивается квадратный кусочек бумаги, на нем пишется «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью столько-то листов». Печать ставится наполовину на квадратике, наполовину на копиях. Так же ставится число выдачи копии и подпись предпринимателя. Таким образом можно заверять даже стопку из копий разных документов.

Как видите инструкция по ведению трудовых книжек довольно проста. Если же у вас появятся дополнительные вопросы, вы можете попросить консультацию у опытного кадровика.

Приказ

Приказ ИПСогласно этому документу происходит не только прием и увольнение сотрудников, но и финансовые передвижения: выплаты зарплат, премий, покупка оборудования, реклама и многое другое. Поэтому вы должны грамотно писать его. В шапке документа на верхней строке посередине пишется полное название организации. Например, «Индивидуальный предприниматель Успехова Анна Семеновна»

Далее пишется номер приказа, посередине, на две строки ниже, чем название предприятия. Иногда после номера ставят буквы, которые обозначают сферу деятельности, в которой издается приказ. Например, приказ об отпуске или приеме на работу помечается буквой ЛС, то есть по личному составу. Приказы по производству помечаются буквой П, на выплаты буквой Ф. Буквы законом не требуются, а вот проставление номера – обязательно. Затем в шапке слева ставится число и тема приказа. Сначала «01.03.13», а на следующей строчке: «О выплате праздничной премии сотрудницам ИП Успехова».

Сам приказ может быть изложен в свободной форме, но обязательно деловым сухим стилем, без эмоций. Например: «В связи с получением дополнительной прибыли в феврале произвести дополнительное праздничное премирование сотрудниц ИП Успехова, приуроченное к 8 марта. Бухгалтерии ИП начислить премиальные выплаты, произвести перечисление на банковские карты сотрудниц до 6.03.13 г. ». Далее, строчкой ниже, ставится т подпись директора, индивидуального предпринимателя. Под приказом так же должны расписаться все, кто будет его исполнять. Ставится должность, подпись и число (пишется сотрудниками ручкой), подпись расшифровывается. Вам намного легче будет писать все приказы, если у вас есть программа 1С или ее бесплатные аналоги, в них есть шаблоны, которые просто заполняют и распечатывают. Это значительно упрощает процесс ведения документации.

Дополнительное соглашение

Дополнительное соглашениеКаждый индивидуальный предприниматель в своей работе заключает договоры, которые действуют на протяжении многих лет. За это время может повыситься цена, измениться параметры поставок, условия. Требования к качеству и многое другое. В этом случае не надо обращаться к юристам за консультацией и платить деньги за составление нового договора. Надо просто очень быстро и легко составить самостоятельно дополнительное соглашение к договору.

В шапке дополнительного соглашения надо четко прописать реквизиты основного договора. Сверху пишется название документа «Дополнительное соглашение к договору №____ (указывается полный номер, с дробями, буквами, так, как написано на договоре) от (точное число, месяц год, когда был заключен основной договор)».

На следующей строчке пишем город, где происходит заключение соглашения, справа — дата заключения дополнительного соглашения. В основной части соглашения вы должны указать, какие пункты договора будут изменены. Копируется старая редакция пункта, а затем пишется новая. Вот пример.

«Стороны ООО «Кумир» и ИП Успехова договорились о внесении изменений в договор № ___ (опять все данные договора). С 13 января 2013 года пункт 13 «Оплата за 1 лист картона составляет 17 рублей 70 копеек, объем одной поставки 1,5 тонны» следует читать в следующей редакции: «Оплата за 1 лист картона составляет 21 рубль 20 копеек, объем одной поставки 5 тонн, доставка транспортом компании «Транс-авто». Изменения приняты по взаимной договоренности на 3 (три) года». После основной части надо указать реквизиты сторон точно так же, как это делается в основном договоре, подробно и полно. В завершении проставляются печати, ставятся подписи первых лиц. Затем дополнительное соглашение вступает в законную силу. Каждой из сторон достается один экземпляр, он хранится в одной папке с основным договором.

Нужна ли ИП печать?

Печать индивидуального предпринимателяМы не просто так завершаем первую статью о документах вопросом о необходимости печати. Как вы увидели, все эти документы заверяются печатью. Конечно, вы можете этого не делать. Закон не требует каждого ИП изготавливать печать и работать с ней. Но если вы открыли индивидуальное предприятие и продаете товар или оказываете услугу с выездом к клиенту на место, то вы будете выписывать ему документ под названием расходно-кассовый ордер, в народе он называется «расходник». Ведь не возить же с собой кассовый аппарат. Так вот, забирая деньги, выдавая «расходник» клиенту, вы должны поставить на него печать, на линию разрыва, так, чтобы половина печати оказалась на вашей половине документа, а половина – на корешке, который получит на руки клиент. Печать, на которой указаны название ИП, все реквизиты предприятия, должна быть в этом случае у предпринимателя.

ИП может работать без печати, но будет много проблем, проволочек, задержек по срокам в работе с банком. Предпринимателю нужно открыть расчетный счет, для перевода денег партнерам-поставщикам, для того, чтобы покупатели переводили средства предпринимателю, А так же предприниматель будет снимать свои деньги, чтобы жить. Очень важный момент работы, как мы видим. И вот индивидуальный предприниматель идет в банк и заявляет о своем желании перевести деньги в форме подачи платежного поручения, а так же счета на оплату. Банк охотно сделает для вас это, если не возникнет вопросов к точности вашей подписи. А у вас просто в этот день было не то настроение, и хвостик последний буквы ушел не влево, а вправо. Для банка это повод задать несколько лишних вопросов, разрешение которых может занять несколько дней. А вдруг у вас срочный платеж? А если вы поставите печать – ни у кого не возникнет вопросов. Печать всегда одинакова.

Крупные компании, особенно государственные монополисты, которые захотят с вами работать, попросят вас поставить печать на договоре. Также вы не сможете работать с крупными поставщиками товара, а ведь на покупке у них большим оптом вы можете хорошо сэкономить.

Как ни крути, а получается, что индивидуальному предпринимателю нужна печать. С ней намного проще работать. Причем стоимость ее изготовления очень невысока – от 300 до 500 рублей, заправлять ее надо не чаще 1 раза в год. Регистрировать печать нигде не надо, просто закажите и изготовьте ее, и активно пользуйтесь.

Конечно, это далеко не все документы, которые должен уметь составлять и вести предприниматель. Так же надо иметь штатное расписание, ориентируясь на минимальный размер оплаты труда, правила внутреннего распорядка, премиальное положение. Эти документы обязательны. А вот миссию компании можно и не делать, но она очень нужна в корпоративной культуре вашего небольшого предприятия. Все это будет рассмотрено в следующей статье.


Видео об оформлении сотрудника на работу: